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Wat mutt, dat kann:
Digitales Dokumenten Management

Gleich vorweg: Dokumenten Management kann sehr viel mehr als nur Dokumente managen.

Die meisten Abläufe in einem Unternehmen sind dokumentenbasiert. Ob Papier oder elektronisch, Dokumente sind für die betrieblichen Abläufe lebenswichtig. Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr E-Mails, PDFs, Briefe, Faxe und hoffentlich auch immer mehr Ausgangsrechnungen.

Es gelingt kaum noch, das alles halbwegs geordnet in Aktenordnern, auf PC-Festplatten und im E-Mail-System abzulegen. Oft wissen wir nicht mehr, wo wir selbst oder ein Kollege etwas abgelegt haben. So verbringen Mitarbeiter rund 30 bis 40 Prozent ihrer Zeit damit, E-Mails, Aktenordner, Festplatten und Ablagenschränke zu durchsuchen, um Informationen zu finden. Entsprechend groß ist das Potenzial, die Druck- und Dokumenten-Infrastruktur kostengünstiger und effizienter zu gestalten.

Ein DMS liefert Liquidität

Wie das? In vielen deutschen Unternehmen ist das Working Capital — also die Differenz von Umlaufvermögen und kurzfristigen Verbindlichkeiten — überdurchschnittlich hoch, was darauf schließen lässt, dass mehr Liquidität im Unternehmen gebunden ist als notwendig.

Würden Forderungen gegenüber Kunden schneller eingezogen und Warenlager abgebaut, stünden mehr Barmittel zur Verfügung, die wiederum die Aufnahme von Liquiditäts- oder Überbrückungskrediten überflüssig machen könnten. Und Liquidität ist der entscheidende Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen.

Kosten senken, Produktivität steigern

  • Dokumente und E-Mails schneller archivieren: Informationen sofort finden
  • Sensible Dokumente und Daten schützen: Revisionssichere Ablage
  • Prozesse automatisieren: Wettbewerbsvorsprung durch schnelles Arbeiten

Beispiel Eingangsrechnungen

Die händische Bearbeitung und Weiterverteilung von Eingangsrechnungen ist ein zeit- und personalintensiver Prozess. Oft vergehen Wochen vom Rechnungseingang bis zur tatsächlichen Anweisung des Rechnungsbetrages. Die Rechnung geht auf internen Postwegen auf Reise und muss von verschiedenen Personen geprüft und freigegeben werden. Sehr oft ist unklar, wo sich die Rechnung gerade befindet. Rückfragen von Lieferanten werden zur Tagesaufgabe. Das alles ist nicht nur lästig. Es kostet. Zu den Personalkosten kommen entgangene Skonti und Mahngebühren. Und: Es soll schon KMU gegeben haben, die durch fehlende Prüfprozesse Lastschriften von 200.000 Euro p.a. nicht abgebucht haben.

Das bringt Dokumenten Management

DMS steht eigentlich für „Das macht Sinn“

Ist reichlich Liquidität vorhanden, braucht sich niemand um die Verbesserung dieser Prozesse kümmern. Wenn nicht, rechnet sich der Wechsel zur Digitalisierung wie nie zuvor. Intelligente DMS können allein über Rechnungs- und Posteingang das gebundene Working Capital freisetzen und so Cash flüssig machen. Eine schnelle Finanzierungsquelle — und bankenunabhängige Basis für eine gesunde Wachstumsfinanzierung.

  • schneller Einstieg dank geringem Aufwand für die Einrichtung
  • weit bessere Kontrolle über den Cashflow
  • neue Möglichkeiten für Kosteneinsparungen
  • bessere Ablauforganisation = bessere Gewinnmarge
  • Schritt halten mit dem Markt, Wettbewerber überholen

Ihr Einstieg, Schritt für Schritt

Die Einführung eines DMS kappt Kosten und verbessert die Effizienz Ihrer Betriebsorganisation. Um maximalen Nutzen und Ergebnisse zu erreichen, ist erfahrene Analyse und Planung im Vorfeld wichtig — und eine begleitende Beratung zur Entwicklung neuer oder Optimierung gewachsener Prozesse. Mit unserer Erfahrung aus Prozessanalysen und individuellen Workflow-Lösungen für kleine und sehr große Unternehmen können wir Ihnen wirklich das liefern, was Sie nach vorn bringt.

Ablage: schneller und revisionssicher

Beispielsweise werden Rechnungen in Verzeichnissen archiviert, die nach Datum, Lieferant oder Kostenstelle eingeteilt sind. Und zusätzlich nach den gesetzlichen oder internen Vorschriften abgelegt. Ein großer Vorteil der elektronischen Aufbewahrung liegt neben den gesparten Lagerkosten vor allem darin, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die gesuchten Dokumente schneller wiederfinden. Statt Aktenordner zu durchsuchen, geben Sie einfach die gesuchte Rechnungsnummer oder ein inhaltliches Stichwort in die Suchmaske ein und haben die gewünschte Information innerhalb weniger Sekunden auf dem Bildschirm. Oder beim Kunden, Lieferanten, Steuerberater, Anwalt...