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Dat is for de Plietschen
Digitale Akte — Kraftpakete fürs Geschäft

Die digitale Akte — oder E-Akte — ist das elektronische Pendant zur Papierakte. In ihr werden unterschiedlichste Informationsarten wie Scans, PDFs, JPEGs und Textdokumente, eingehende E-Mails und Fotos in einem gemeinsamen Kontext gebündelt und verwahrt. Der Aufbau einer digitalen Akte orientiert sich dabei an den Anforderungen des Unternehmens, seiner Abteilungen — und heute sogar am jeweils berechtigten Nutzer.

Beispiel Bewerber-Management

Personal zur rechten Zeit: Jedes Unternehmen braucht Mitarbeiter. Häufig werden in jeder Einstellungsrunden unzählige Stapel an Bewerbermappen zugeordnet. Nach welchen Kriterien dann ausgewählt werden, weiß häufig allein der Chef. Und der hat wenig Zeit, sich mit den Fachabteilungen auseinanderzusetzen oder über Jobprofile nachzudenken. Die Folge ist oft, dass viele Stellen unbesetzt bleiben müssen oder weniger geeignete Bewerber eingeladen werden, die dann noch in der Probezeit wieder gehen, weil es eben doch nicht passt. Die Stellenbesetzung geht wieder von vorn los. Im heiß umkämpften IT-Fachkräftemarkt ist dann auch gleich eine mittelschwere Katastrophe, weil sich gewinnbringende IT-Projekte verzögern oder erst gar nicht umgesetzt werden können.

Digitale Fachkräftegewinnung

Mit einem Dokument Management System und angeschlossenen Prozessen könnten Sie einen Workflow zum Bewerber-Management einrichten. Bei allen neu eingehenden Bewerbungen werden am Empfang die Stammdaten der Bewerber erfasst. Dabei werden die Papier-Bewerbungen mit Barcode versehen, gescannt und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Die Unterlagen erscheinen automatisch in der digitalen Aufgabenmappe des Bewerber-Managements. Auch die per E-Mail oder über das Web-Portal eingegangenen Bewerbungen werden vollständig papierlos dem Workflow zugeführt. Ein berechtigter Mitarbeiter prüft, ob die Unterlagen vollständig sind, klassifiziert die Bewerbung und leitet sie an die Entscheider. Dieser entscheidet nun, was mit dem Bewerber geschehen soll: Einladen, Absagen oder ein Telefoninterview führen. Dazu setzt er elektronische Stempel, wodurch die Unterlagen sofort zurück zum „Bewerbungs-Mitarbeiter“ geschickt werden. Dieser lädt zum Vorstellungsgespräch ein, koordiniert Termine oder schreibt Absagen und sendet die Papierbewerbungen zurück. Der Workflow ist zu Ende, wenn das Bewerbungsgespräch stattgefunden hat – entweder mit einer Absage oder einer Einstellung.

Nahtlos weiter mit einer Personalakte

Gleichzeitig mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters wird aus den Bewerber-Unterlagen eine digitale Personalakte erzeugt. Dafür vergibt die Lohnbuchhaltung mit einem elektronischen Stempel eine neue Mitarbeiternummer, mit einem weiteren Tastendruck ist die Personalakte zentral archiviert. Via Web Client haben nun alle berechtigten Mitarbeiter oder auch die externe Lohnbuchhaltung sofort Zugriff auf sämtliche Unterlagen. Neue Dokumente wie Urlaubs- und Krankmeldungen werden mit Barcode versehen, eingescannt und über die Mitarbeiternummer automatisch zugeordnet und archiviert. Auch Stundenzettel können wöchentlich mit der Zeitarbeitssoftware erfasst werden. Nach dem Scannen landen die Zeitnachweise sowohl in der Akte des Mitarbeiters als auch in der digitalen Kundenakte, für den der Mitarbeiter im Einsatz war. Gehaltsabrechnung und Abrechnung mit den Kunden lassen sich so alle dafür notwendigen Dokumente schnell kontrollieren und für den Kunden transparent dokumentieren.

Durch Nutzung eines SaaS-Angebotes übernimmt ein Rechenzentrum alle Aufgaben rund ums Backup und um die Langzeitarchivierung sowie die Migration auf neue Speichermedien. Unveränderliche Geschäftsdokumente sind sicher außerhalb der eigenen Räumlichkeiten archiviert; berechtigte Mitarbeiter des Personaldienstleisters können aber jederzeit über den Web Client darauf zugreifen.

Drastisch Kosten gespart, qualifiziertere Fachkräfte gewonnen

Natürlich bewerben sich Mitarbeiter gerne mit Papiermappe. Immer mehr jedoch auch elektronisch. Mit dem gleichen Vertrauen in die Technologie wie auch privat bei Banküberweisungen. Immer weniger schleppen ihre Überweisungsträger in die Bankfiliale. Bei Bewerbungen wird das ebenso zunehmen. Hier sind vor allem kleine Unternehmen gefragt, mit der allgemeinen digitalen Entwicklung Schritt zu halten.

Digitale Akten — universelle Einsatzwunder

Keine Dokumenten Management Lösung ist so variabel und artenreich wie die digitale Akte. Sie lässt sich nahezu in jedem Gebiet und für jeden Zweck verwenden:

  • Bauakte
  • Maschinenakte
  • Geschäftsakte
  • Patientenakte
  • Kundenakte
  • Personalakte
  • Lieferantenakte
  • Projektakte
  • Mieter- & Immobilienakte
  • Vertragsakte

Ihre E-Akte

  • Bündelt alle Dokumente und Informationen im passenden Kontext
  • In vielen Bereichen schnell einsetzbar dank Best-Practice-Vorlagen (Templates)
  • Unternehmensweiter Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen
  • Weniger Aufwand bei der Erstellung, Verwaltung und Informationssuche
  • Mehr Sicherheit durch revisionssichere Archivierung und eingebautem Datenschutz

Durch Nutzung eines SaaS-Angebotes übernimmt ein Rechenzentrum alle Aufgaben rund ums Backup und um die Langzeitarchivierung sowie die Migration auf neue Speichermedien. Unveränderliche Geschäftsdokumente sind sicher außerhalb der eigenen Räumlichkeiten archiviert; berechtigte Mitarbeiter können aber jederzeit über den Web Client darauf zugreifen.