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Muddern, Breefkast is voll
E-Mail-Archivierung

Die Welt ist in den letzten Jahren dank E-Mail näher zusammengerückt. Zunehmend erlangen Dokumente wie Verträge, Angebote und Briefe binnen Sekunden ihre Empfänger - und das teilweise über tausende von Kilometern hinweg. Große Empfängergruppen erhalten zeitgleich Informationen. Der Kommunikationsfluss innerhalb von Unternehmen und zwischen Geschäftspartnern vereinfacht und beschleunigt sich wesentlich. Aber wohin mit der Vielzahl elektronischer Nachrichten? Weniger als ein Fünftel der Unternehmen denkt über die Aufbewahrung von E-Mails nach. Kaum ein Unternehmen hat eine eigene E-Mail-Policy. Die Notwendigkeit, E-Mails zu organisieren, ordnungsgemäß zu speichern bzw. zu archivieren wird immer dringlicher.

Problemzone Speicherkapazität

Die zunehmende Flut an E-Mails und deren Anhänge überschwemmt die Posteingangsfächer der Mitarbeiter. Täglich verbringen diese im Schnitt ein bis eineinhalb Stunden damit, E-Mails zu lesen, zu sortieren und zu bearbeiten. Doch was passiert, wenn E-Mail-Server an ihre Grenzen stoßen? Wenn der Administrator das Mail-Volumen nicht mehr sichern kann? Natürlich kann der IT-Verantwortliche die Postfachgröße der Anwender beschränken. Diese indirekt zwingen, ihre E-Mails zu löschen. Damit ist jedoch das Risiko hoch, geschäftsrelevante Informationen für immer zu verlieren.

Problemzone Auslagern

Eine nur kurzfristige Lösung stellt das Auslagern von E-Mails und deren Anhänge lokal auf den PC oder auf Netzlaufwerke dar. Ihr Nachteil: Der Anwender muss seine Nachrichten manuell sichern oder das Backup des Unternehmensnetzes wird belastet. Der letzte vermeintliche Ausweg scheint das Drucken der Mails zu sein und deren Ablage in Papierform und Aktenordnern. Allerdings werden damit sämtliche Vorteile des elektronischen Kommunikationsmediums zunichtegemacht. Egal wie man das Problem Datensicherung und Speicherkapazität zu bewältigen versucht, es steht fest: E-Mail-Systeme sind nicht für die langfristige Aufbewahrung von Mail-Objekten gedacht. Mit der revisionssicheren Archivierung in einem Dokumenten Management System aller Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen. Und Sie sind bestens für Steuerprüfungen und eventuelle Streitfälle gewappnet.

E-Mails verwalten und archivieren

E-Mails eng mit den Prozessen im Unternehmen zu verzahnen und den E-Mail-Verkehr so zu archivieren, wie es für handels- und steuerrechtlich relevante Daten gesetzlich vorgeschrieben ist.

E-Mails vorgangsbezogen ablegen und verwalten

Geschäftsrelevanten E-Mails nicht nur vorgangsbezogen und zentral, sondern revisionssichere Langzeitarchivierung nach den gesetzlichen Richtlinien im Sinne der IT-Compliance. Ein- und ausgehende E-Mails werden inklusive Anhänge automatisch in einem zentralen Repository archiviert, sodass sie selbst Jahre später noch für einen lückenlosen Nachweis zur Verfügung stehen.

Und Achtung: Ihr Unternehmen sollte eine E-Mail-Policy besitzen, sonst widerspricht das Löschen von Spam genauso wie das Archivieren privater E-Mails dem Datenschutz!