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Von nix kommt nix
Prozesse & Workflows

Dokumenten Management bietet weit mehr als die Möglichkeit, Papier durch digitale Daten zu ersetzen. Es ist ein umfassendes System, das alle Dokumente Ihres Unternehmens – etwa Papierunterlagen wie Eingangsrechnungen oder Briefwechsel, Verträge, Dateien, E-Mails und vieles mehr – in wertvolle Ressourcen umwandelt und Ihnen gleichzeitig hohe Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt. Und oft sogar den Einstieg in Geschäftsmodelle, die vorher undenkbar waren. Dokumenten Management bringt Ihr Unternehmen weg von der Verwaltung hin zur Ablauforganisation. Das Wichtigste dabei sind die Prozesse. Oder wie heißt es so schön: „Wenn ich einen scheiß Prozess digitalisiere, habe ich eben einen scheiß digitalen Prozess.“

Gute Prozesse

Mal angenommen: Ihre Produkte und Dienstleistungen sind top, Ihre Leistungen über alle Zweifel erhaben, die Mitarbeiter motiviert, alle Märkte bereits gut bearbeitet. Als Unternehmer haben Sie also alles im Griff und können ja nur an der Kostenoptimierungs- und Produktivitätsschraube drehen — und das geht nur über die Optimierung Ihrer betrieblichen Prozesse. Gute Nachricht vorweg: Das können Mittelständler viel schneller jedes DAX-Unternehmen.

Gute Prozesse

Kurzer Prozess mit umständlichen Workflows

  • Firmen geben heute zwischen 1 und 3% ihres Umsatzes allein für die Dokumentenproduktion
  • Der gesamte Lebenszyklus ihrer Dokumente kostet zwischen 5 und 15% Ihres Jahresumsatzes
  • Jedes 12. Dokument geht komplett verloren
  • Dokumente beanspruchen bis zu 60% der Arbeitszeit eines Angestellten und 45% seiner Lohnkosten
  • Strategisches Dokumenten Management senkt die Kosten dabei bis zu 30%

Wir begleiten Sie beim Aufbau Ihres Workflows

Mit sorgfältiger Analyse und eigener bk-Methodik. Ziel ist eine Komplettlösung, mit der Sie sofort loslegen können und mit der Ihre Mitarbeiter einfach gerne arbeiten. Wir durchleuchten dabei Ihren Dokumentenfluss:

  • Welche Wege nehmen Ihre Dokumente?
  • Wo und wie häufig werden Ihre Dokumente ausgedruckt?
  • Welche Dokumentenflüsse lassen sich vereinfachen und welche sind überflüssig?
  • Braucht man überhaupt teure Spezialdrucker?
  • Kann man die Dokumente nicht flexibel gestalten und braucht man überhaupt teure Formularvordrucke?
  • Kann man Formularworkflows nicht flexibel gestalten?
  • Kann man Formulare nicht schneller verteilen?
  • Kann man die Hauspost nicht effizienter verteilen und dabei Druckkosten sparen?

Ergebnisse hoch vier

1. Sie schaffen mehr Effizienz und Produktivität
Tauschen Sie Ihr papierbasiertes Ablagesystem gegen eine digitale Lösung aus und Ihre Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf Geschäftsdokumente. Zusätzlich ist schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Dokumente zu suchen, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die Ihren Unternehmenserfolg steigern.

2. Sie kappen Kosten für unnötige Dokumentenablage
In Unternehmen durchschnittlicher Größe steigt das Papieraufkommen jährlich um 22 Prozent. Damit verdoppelt sich das Papierarchiv alle 3,3 Jahre. Kurz und gar nicht gut: Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten ist teuer. Aktenschränke brauchen viel Platz und kosten Geld, für die Ablage (und das blöde Herumgesuche) ist oft ein ganzer Mitarbeiter erforderlich. Der Umstieg auf digitales Dokumenten Management bietet hohe Einsparungen bei der Ablage an sich, gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal. Und zwar drastisch.

3. Sie gewährleisten Rechtssicherheit
Ein Dokumenten Management System ist den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Und es ermöglicht Ihnen, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen.

Haben Sie das gewusst? Durchschnittlich sind bis zu fünf Prozent der Unterlagen eines Unternehmens verloren oder falsch abgelegt.

4. Sie machen weiter, auch wenn es wirklich brennt
Digitales Dokumenten Management stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern außerhalb Ihres Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden (Disaster Recovery).

Ihr Gewinn

  • Höhere Effizienz, Arbeitsabläufe werden optimiert
  • Niedrigere Kosten, Einsparpotenziale werden aufgezeigt
  • Mehr Transparenz, das Ende von Dokumentengewusel
Die Abkürzung zur Zukunft

Einsatzbereiche satt

Rechnungswesen

Keine Buchung ohne Beleg, der viele Jahre lang aufbewahrt und bei Bedarf wieder gefunden werden muss. Die automatische Archivierung und der schnelle Zugriff darauf können gewinnsteigernde Routine werden.

Vertrieb

Wo sind die aktuellen Prospekte, die gültige Preisliste, die Bestellungen des Kunden der letzten sechs Monate? Der Erfolg jedes Vertriebs liegt in der Nutzung von gesammelten Informationen über potenzielle Kunden. Und im Zweifel gilt: Man kann nie genug Informationen parat haben. Und Kunden sowieso.

Personalabteilung

Einstellungsverträge, Zielgespräche, Beurteilungen, Zwischenzeugnisse, Übergabeprotokolle ... Ihre Mitarbeiter sind Ihr wichtigstes Gut. Mit der elektronischen Personalakte behalten Sie den Überblick. Sicher und vor Einblicken geschützt können Sie nun jederzeit jede Akte auf den Monitor holen.

Fertigung und Qualitätssicherung

Stücklisten, Konstruktions-Zeichnungen, Wartungsbücher, technische Details, Normen, Spezifikationen ... die richtigen Unterlagen am jeweiligen Arbeitsplatz schaffen Effizienz. Ob Großformat-Zeichnung oder Handskizze und Post-its — ein gutes Dokumenten Management weiß alles und bringt es auf den Tisch.

Einkauf

Rechnungen, Preisangaben, Produktspezifikationen, Lieferscheine, Angebote, Artikelbeschreibungen —ein DMS archiviert alles in einem zentralen Dokumenten-Pool. Sie vergleichen Angebote und Produktparameter mit wenigen Klicks. Zudem vereinfachen und beschleunigen sich Ihre Rechnungsfreigabe. Und die Datenqualität erhöht sich.

Unternehmensweiter Einsatz

Ein DMS archiviert unternehmensweit alle Dokumente rechtssicher in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder autorisierte Mitarbeiter, unabhängig ob in Marketing, Vertrieb, Produktion oder Verwaltung, kann sofort formatunabhängig auf sie zugreifen - auch über Internet. Integrationen in Drittanwendungen sind ein Kinderspiel. Geschäftsprozesse werden optimiert und Ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessert sich.

Protokollierung von Benutzern und Vorgängen

Um stets alle Vorgänge innerhalb einer Organisation nachvollziehen zu können, bietet das DMS umfangreiche Protokollierungs- und Reportmöglichkeiten. So kann jederzeit problemlos nachvollzogen werden, wer innerhalb Ihrer Organisation ein Dokument gelöscht oder verändert hat.