+49 4191 95110
+49 4191 95110

Denn man tau
Digitaler Rechnungs- und Posteingang

Es ist eine wahre Flut an Dokumenten, die im Laufe eines Geschäftsjahrs auf Unternehmen eintrifft. Immer häufiger kommen Rechnungen im E-Mail-Postfach hinzu. Der Umstieg auf elektronische Rechnungen und auf papierlose Prozesse bietet beim Versand und besonders beim Empfang riesige Einsparpotenziale.

Analog ist menschlich, aber verbrennt Ihr Geld

Papierrechnungen sind trotz rasanter Digitalisierung noch nicht aus den Briefkästen verschwunden. An sich nicht schlimm, nur manuelle Rechnungsbearbeitung bedeutet für Sie, dass eine Rechnung zur Erfassung und Freigabe von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen und später in einem Aktenordner abgelegt wird. Und monatlich im Pendelordner zum Steuerberater wandert, natürlich neu zusammengesucht, anders geordnet und mehrfach kopiert. Der Zeitaufwand dafür ist enorm.

Das Bundesministerium des Inneren rechnet mit durchschnittlich 16 - 23 Minuten pro Papierrechnung. Unsere Erfahrungen zeigen, dass dafür im Schnitt auch schon mal zwei „Mannstunden“ pro Tag drauf gehen können. Haben Sie einen guten, also personalkostenintensiven Vertriebler, dann verbringt dieser eben 40 Stunden im Monat mit Zettelkrieg. Verwaltung statt Vermarktung. Das kostet nicht nur gewaltig Nerven und Geduld beim Kunden, sondern fährt darüber hinaus auch rein gar nichts ein. Die Opportunitätskosten

Menschliche Bearbeitungsfehler dazu rechnen, ein paar Positionen einfach vergessen, Strich drunter und dann können Sie schon mal die bereits geballte Faust aus der Tasche holen…

Jede digitale Eingangsrechnung kann € 10 sparen

Es sind nicht Porto- oder Druckkosten, die den Hauptteil der Ersparnis ausmachen. Der Clou liegt in der elektronischen Bearbeitung. Eine per E-Mail empfangene Rechnung lässt sich ohne Medienbruch mit anderen Unternehmensdaten, etwa aus dem ERP-System, abgleichen. Und das mit kosten- und zeitsparenden, elektronischen Prüf- und Freigabeprozessen. Bearbeitungskosten von € 14 pro Rechnung sind Durchschnitt. Selbst ein kleineres Unternehmen verliert so über € 30.000 pro Jahr durch antiquierte Arbeitsprozesse. Hinzu kommt: E-Mail-Rechnungen auszudrucken, auf herkömmlichen Weg zu bearbeiten und sie gemeinsam mit Papierrechnungen abzulegen, reicht nicht aus. Wer elektronische Rechnungen akzeptiert, muss diese auch elektronisch aufbewahren. Ein DMS erledigt das auch für Sie.

Überraschung: Ihre mögliche Einsparung pro Jahr!

Kosten / Stunde für Personal EUR
Rechnungseingang Rechnungsausgang
eingehende Rechnungen / Jahr
Mögliches Einsparpotenzial *
Kosten - Papier
Kosten - Digital
Einsparung
ausgehende Rechnungen / Jahr
Mögliches Einsparpotential *
Kosten - Papier
Kosten - Digital
Einsparung

* Dieser Kalkulator basiert auf Erfahrungswerten. Die hier möglichen Einsparpotenziale können erreicht werden, sind aber von vielen Begleitumständen und der jeweiligen Einzelfallbetrachtung abhängig. Wir können natürlich keine Garantie abgeben, dass bei Einsatz unserer Dokumenten Management Lösungen in Ihrer Organisation diese Einsparungen unbedingt erzielt werden. Dennoch sind diese Zahlen realistisch und machbar, siehe unser Referenzkunde Mikro Partner.

Schalten Sie den Prozessturbo ein

Mit einem Dokumenten Management-System digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Rechnungsworkflow. Allein die elektronische Verteilung der Rechnungen spart viel Zeit. Die Rechnung wandert nicht mehr von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, sondern wird eingescannt und elektronisch an alle Mitarbeiter geschickt, die in den Freigabeprozess involviert sind. So ist die Rechnung innerhalb von Sekunden bei den Empfängern und kann parallel von mehreren Beteiligten gleichzeitig am Bildschirm eingesehen, bearbeitet und freigegeben werden. Alles elektronisch und im Rahmen der gesetzlichen Richtlinien.

Nie mehr Skonti und Boni verlieren

Durch die elektronische Erfassung Ihrer Eingangsrechnungen behalten Sie die Kontrolle über alle Fristen und Termine. Ist zum Beispiel ein Mitarbeiter erkrankt, bleibt die Rechnung nicht mehr unbemerkt liegen, sondern wird rechtzeitig vor Ablauf der Skontofrist automatisch an einen Kollegen weitergeleitet, der die Bearbeitung nahtlos übernimmt. Kennt er den Vorgang nicht, findet er alle notwendigen Informationen zur inhaltlichen Prüfung in der dazugehörigen elektronischen Akte im DMS. Damit geht Ihnen nie mehr Skonto durch die Lappen und Sie sparen sich die Mahngebühren für überfällige Rechnungen.

Nie mehr Skonti und Boni verlieren

Rechnung per E-Mail versenden - die Rechtslage

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Unternehmen Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur oder EDI-Verfahren versenden. Die Rechnung per E-Mail steht nun auf der gleichen rechtlichen Grundlage wie die Rechnung auf Papier. Zwar müssen Empfänger den Rechnungen per E-Mail zustimmen, doch dies kann stillschweigend geschehen. Es genügt, einfach nicht zu widersprechen. Und das lohnt sich. Durch elektronischen Rechnungsaustausch lassen sich die Kosten der Rechnungsbearbeitung drastisch reduzieren – schon bei geringem Rechnungsvolumen im Jahr. Auch für kleine und mittlere Unternehmen zahlt sich der Umstieg schnell aus.