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Dat geiht nüms wat an
Rechtssichere Ablage für sensible Dokumente

Muss ein Steuerprüfer oder Anwalt auf bis zu zehn Jahre zurückliegende Geschäftsvorfälle zugreifen, geht es schnell ans Eingemachte. Wenn Ihr Unternehmen nicht liefern kann, haben Sie ein Problem. Denn nach Handels- und Steuerrecht müssen Unternehmen bestimmte Dokumente bis zu zehn Jahre lang rechts- und revisionssicher aufbewahren. Früher wurden Aktenordner gefüllt und in den Keller gebracht. Idealerweise hatte ein akribischer Mitarbeiter die Akten sogar systematisch geordnet und einen Katalog angelegt, sodass jedes Dokument mit nur wenigen Handgriffen wieder verfügbar war. Was auch die Personaldaten betrifft, die eigentlich nur berechtigten Personen zugänglich sein sollten. Heikles Feld, öfter vor Gericht als allgemein bekannt.

Steuerprüfer sind schon digital. Sie auch?

Wir leben seit zwanzig Jahren im Zeitalter der digitalen Transformation mit einer rasanten technischen Entwicklung. Immer mehr Geschäftsvorfälle werden digital und gleichzeitig analog abgewickelt. Aus dieser Parallelität analoger und digitaler Datenhaltung können bei Steuerprüfungen schnell echte Probleme für die IT erwachsen. Wenn beispielsweise zu einem Kaufvertrag zentrale Inhalte per E-Mail vereinbart wurden, muss diese als Original zusammen mit dem eventuell vorhandenen Attachment archiviert sein. Fehlt die E-Mail und ist eventuell nur der Anhang noch auffindbar, kann das zu Ärger bei der Steuerprüfung führen.

Formale Anforderungen handelsrechtlicher, revisionssicherer Archivierung

Eine revisionssichere Archivierung muss nach dieser Liste im Detail nachfolgende Leistungen erbringen:

  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  • Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Ein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit nicht zerstört werden.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, in der es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.

Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs hinaus sicherzustellen.

Ihre Vorteile

  • Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten (IT-Compliance)
  • Abbildung von Richtlinien wie Sarbanes-Oxley Act (SOX), Euro-SOX, Basel III
  • GoBD-konformes Archivieren von steuerrelevanten Daten
  • Qualifizierte Signaturfunktionen und Funktionen zur Sicherstellung der Unverfälschtheit von digitalen Dokumenten