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Laat man loopen
MFPs. Digitale Organisationsgenies.

Ein Multifunktionsdrucker — kurz MFP — ist eine feine Sache. Er vereint die Funktionen von mehreren, ansonsten getrennt anzuschaffenden Geräten in einem Gehäuse. Drucker, Scanner, Kopierer, Fax, auf Wunsch auch kabellos mit WLAN. Der Preis ist niedriger, als wenn alle Komponenten einzeln gekauft werden. Und vor allem: Haltbarkeit und Betrieb sich wirtschaftlicher als bei Geräten vom Elektromarkt.

Vernetzte MFPs machen richtig Druck

Die Qualitäten eines MFP sind schon beeindruckend, zusammen mit einem Dokumenten Management System (DMS) geht aber so richtig die Post ab. Oder die Rechnung. Oder egal welches Dokument. MFP + DMS ermöglicht Ihnen, ihre Dokumente in wertvolles Kapital umzuwandeln. Denn unabhängig von Format und Quelle steht die Hardware MFP für sauberes Erfassen, während die Software DMS Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe automatisiert, indem es die erfassten Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Nur ein einziger Suchvorgang und alle zu einem Projekt oder einer Person zugehörigen Dokumente sind sofort verfügbar – an jedem Ort und zu jeder Zeit.

Mit den Zusatzmodulen Strukturiertes Scannen sowie Authentifizierung und PRINT2ME machen Sie die MFPs zu mächtigen Kommandozentralen im Büro — so nennen sie jedenfalls die Mitarbeiter unseres Kunden Mikro Partner. Dieser agiert bundesweit als Anbieter von beruflicher Bildung, Arbeitsvermittlung und Zeitarbeit sowie beruflichen Perspektiven für Flüchtlinge. Mit einem erfolgreichem und höchst turbulentem Geschäftsmodell an wechselnden Standorten mit wechselnden Mitarbeitern. Sie ahnen, woher der Begriff Kommandozentrale kommt? Bemerkenswert ist aber, dass die Mitarbeiter das wohlwollend und ein bisschen liebevoll meinen.

MFP Zusatzmodul 1: Strukturiertes Scannen

Macht das MFP zu einem intelligenten Dokumenten Manager, der erfasst, editiert und verteilt. Dabei sorgt die Scan-Lösung dafür, dass Schriftstücke wie zum Beispiel Rechnungen oder Verträge strukturiert abgelegt werden und dadurch stets problemlos wieder auffindbar sind. Durch die automatische OCR-Texterkennung sind alle gescannten Dokumente auch im Volltext durchsuchbar. Möglich ist auch, erfasste Schriftstücke in andere Formate wie Word oder Excel zu konvertieren und direkt zu bearbeiten. Für mehr Komfort vor allem beim Einscannen von größeren Papiermengen sorgen die automatische Leerseiten-Erkennung und das Drehen der Seiten in Leserichtung. Ein zeitaufwändiges Nachbereiten der Scan-Datei erübrigt sich damit.

Die Capturing-Software erkennt und verarbeitet auch Barcode-Inhalte und garantiert eine sichere, verschlüsselte Datenübertragung. An jedem MFP findet der Nutzer die gleiche Scan-Menüführung vor, die auch für komplexere Funktionen eine einfache und intuitive Bedienung aufweist.

MFP Zusatzmodul 2: Authentifizierung und PRINT2ME

Authentifizierung meint die geschützte Druckerumgebung für Zugriff auf vertrauliche Dokumente. Mit der Authentifizierung von Benutzerprofilen schützt man sich vor der unbefugten Verwendung von Standard- und Multifunktionsdruckern für sicheres Drucken, Scannen und Kopieren. Das Authentifizierungsmodul prüft zudem die Zugriffsberechtigungen von Benutzern und wendet diese auf den Druckauftrag an. Beispielsweise kann ein kostenintensiver Multifunktionsdrucker auf autorisierte Benutzer beschränkt werden, um Kosten zu sparen und Müll zu reduzieren.

Das Authentifizierungsmodul kann Benutzer und ihre Zugriffsprofile mit verschiedenen Eingabemethoden wie Ausweiskarten/Smartcards, PIN oder Anmeldedaten automatisch authentifizieren und identifizieren. Nach der Authentifizierung kann der Benutzer alle Druckaufträge durchführen oder nur diejenigen, die sofort benötigt werden.

Authentifizierungsmodul

Der Bodyguard in der gesamten Druckerumgebung: Mit der Authentifizierung von Benutzerprofilen werden Standard- und Multifunktionsdruckern geschützt – für sicheres Drucken, Scannen und Kopieren. Das Authentifizierungsmodul kann Benutzer und ihre Zugriffsprofile mit verschiedenen Eingabemethoden wie Ausweiskarten/Smartcards, PIN oder Anmeldedaten automatisch authentifizieren und identifizieren. Nach der Authentifizierung kann der Benutzer alle Druckaufträge durchführen oder nur diejenigen, die sofort benötigt werden. Zugleich wird die Zugriffsberechtigung des Benutzers geprüft und auf den Druckauftrag angewendet. Beispielsweise können kostenintensive Farbdrucke auf autorisierte Benutzer beschränkt werden, um Kosten zu sparen und Müll zu reduzieren.

Ein absichtliches oder unabsichtliches Einsehen sensibler Dokumente können das Unternehmen schaden. Die Authentifizierungssoftware sorgt dafür, dass der Besitzer den Druckauftrag an den gewünschten Drucker senden kann, er jedoch erst gedruckt wird, wenn sich der Benutzer persönlich am entsprechenden Gerät authentifiziert hat. Nach der Authentifizierung wird der Auftrag gedruckt und der Besitzer nimmt das Dokument sofort an sich.

PRINT2ME

Der Druckauftrag wird unmittelbar nach dem Auslösen auf einem Print-Server zwischengespeichert und kann anschließend nach erfolgter Authentifizierung über jedes im Netzwerk befindliche Ausgabesystem abgerufen und ausgedruckt werden. Sicheres und vertrauliches Drucken wird Ihnen hiermit ermöglicht.

Noch ein Vorteil: Desktop-Drucker entfallen

Die durch die Authentifizierung bereitgestellte Sicherheit für Dokumente sorgt auch dafür, dass zahlreiche Organisationen gar keine persönlichen Desktop-Drucker hinter verschlossenen Türen mehr brauchen.