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Mien Leevsten is mien Trecker Drucker
Office Druck und Produktionsdruck

Über 200 Kilogramm Papier verbraucht ein Deutscher im Jahr. Weltspitze. Trotz Laptop und Smartphones ist das papierlose Büro immer noch eine Utopie. Eine, die auch keiner will. Viele finden sich gut zurecht in einer Welt aus Stapeln und lieb gewonnenen Routine-Abläufen. So hat alles seine Ordnung. Nur wer sich in der heutigen Zeit mit mobilen und agilen Dokumenten-Prozessen beschäftigen muss, fängt an, das Papier zu verfluchen. Die Papiere sind aber nicht das Problem, sondern die damit verbundenen Arbeitsabläufe der Bearbeitung, die aus ihnen geschäftsrelevante Dokumente machen. Kurz: Das Problem sind die Workflows. Egal ob im Büro oder im gewerblichem Produktionsdruck wie etwa Druckereien.

Papierarme Workflows

Viele Papiere sind gut. Viel Papierkram nicht.

Zielgenau und in Sekunden erreichen alle Dokumente durch elektronische Workflows die jeweils zuständigen Mitarbeiter. Die betrieblichen Prozesse laufen dabei automatisiert im Hintergrund ab. Kein Traum, sondern Ergebnis einer erfahrenen und auf Ihren zugeschnittenen Prozess-Analyse.

Prozesse optimieren durch digitale Workflows

  • Durchgängige Arbeitsabläufe sorgen für mehr Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit
  • Beschleunigte Prozesse ermöglichen schnellere Reaktionszeiten und besseren Kundenservice
  • Schnellere Rechnungslegung sichert eine höhere Liquidität
  • Mitarbeiter werden von überflüssigen Routinen befreit und haben einfachere Arbeitsabläufe
  • Höhere Datenqualität durch geringere Fehlerquellen und den Wegfall von Medienbrüchen
  • Mehr Rechtssicherheit durch die Nachvollziehbarkeit der Prozesse über Jahre hinweg
  • Transparente Workflows mit Kontrolle des Prozessflusses durch das Auflösen von Prozessblockaden

Papierstempel haben ausgedient

In Dokumenten Management Systemen steuern elektronische Stempel alle dokumentenbasierte Workflows. Fehlerfrei und transparent. Der Clou: Durch das Anbringen von Stempel auf eine Rechnung bestimmt der Anwender den nächsten Arbeitsschritt. So lassen sich Geschäftsprozesse wie die Bearbeitung von Eingangsrechnungen sehr einfach steuern. Eingehende Rechnungen werden zum Beispiel in der Poststelle mit Barcode inklusive fortlaufender Nummer beklebt und gescannt. Die Weiterleitung zur Buchhaltung erfolgt automatisch. Diese versieht das eingehende Dokument mit einem digitalen Kostenstellenstempel. Durch den Aufdruck erhält der Kostenstellenverantwortliche automatisch die Rechnung. Er kann sie wiederum mit einem Stempel freigeben oder - mit einem Kommentar versehen - ablehnen. Zur Buchung oder für eventuelle Rückfragen wird das Dokument dann automatisch zur Buchhaltung zurück gesandt. Somit lassen sich Eingangsrechnungen in Sekundenschnelle bearbeiten. Skontofristen werden gewahrt und die Liquidität Ihres Unternehmens verbessert sich.

Mehr Durchblick durch Joblisten

Joblisten zeigen dabei jede Rechnung, die ein Anwender aktuell bearbeiten soll. Auch bieten sie der Buchhaltung eine Übersicht aller Rechnungen, die vor der Buchung noch zur Genehmigung durch Dritte anstehen. Damit hat die Verwaltungskraft mit einem Klick den gesamten Workflow im Auge.

Maximale Transparenz bei Freigaben

Alle autorisierten Mitarbeiter können jeden Workflow nachvollziehen. Alle Freigabeschritte werden mit Benutzername und Datum festgehalten. Die elektronische Rechnung bildet durch Anmerkungen und Stempel den Prozessverlauf und seinen eigenen Freigabestatus wie eine Papierrechnung ab. Je nach Anforderung werden Stempeldarstellungen und Anmerkungen auf Dokumenten erzwungen oder unterdrückt. Bei Anzeige und Ausdruck.

Sehr einfache Bedienung

Die Anwendung lässt sich sehr einfach bedienen: Die digitalen Freigabeprozesse durch Stempel bilden die Vorgänge der Rechnungsbearbeitung auf Papier ab. Alles wie immer also, nur viel schneller.

Schlau gespeichert und revisionssicher archiviert

Dokumente, die noch in der Bearbeitung sind, können in allen möglichen und aktuell gebräuchlichen Dateiformaten vorliegen. Je nachdem, welche Software Sie momentan einsetzen. In regelmäßigen Abständen müssen aber alle Geschäftsprozesse so archiviert werden, dass sie sowohl in ihrer inneren Verbundenheit rekonstruierbar sind als auch einzeln wiedergefunden werden können. Das gilt auch für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail!

Bisschen Panik sei gestattet: Für eine nicht revisionssichere Archivierung haften Sie.

  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  • Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Ein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit nicht zerstört werden.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, in der es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.

Ein DMS gewährleistet, dass die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs hinaus sichergestellt sind. Alles in trockenen Tüchern, sozusagen.

Anwälte, Notare und Steuerberater

Sozusagen der Härtefall für beschleunigte, kostenoptimierte und dennoch rechtssichere Workflows. In Kanzleien sind die Papierberge noch ein bisschen höher, ebenso die formalen Anforderungen an handels- und datenschutzrechtlicher Bearbeitung sowie revisionssicherer Archivierung. Hinzu kommen die Fristen.

Beispiel ScanPack for Legal

Funktioniert direkt am Multifunktionsdrucker:

  • Archivstruktur durchsuchen, neue Ordner anlegen und benennen
  • Texterkennung durch OCR ermöglicht schnelle Dokumentensuche anhand von Schlagwörtern
  • Konvertierung in editierbare PDF-, Word- und Excel-Dokumente
  • Gescannte Dokumente direkt in Mandantenordner speichern
  • Einsetzbar in Verbindung mit beliebiger Kanzleisoftware

Beispiel AutoStore Konnektor

Speziell für die führende Kanzleisoftware entwickelte Dokumentenablage im E-Postfach von RA-MICRO™:

  • Bidirektionale Kommunikation zwischen Multifunktionsdrucker und RA-MICRO™
  • Automatische Verifizierung durch die Anzeige des Mandanten am Multifunktionsdrucker
  • Ideal für größere Projektgeschäfte durch umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten