Administration, digitale Stempel, Gesetzeskonformität, Jobrouter oder Docuware: 5 Gründe, warum Sie darauf nicht verzichten sollten.
Denn man tau midde Strom im Kontor.
In einem modernen Unternehmen ist die Digitalisierung von Papierunterlagen eine essentielle Voraussetzung für kostensparende Arbeitsabläufe. Dennoch ist Papier in vielen Unternehmen nach wie vor stark verbreitet. Beim Thema Dokumente digitalisieren scheuen viele Firmen den vermeintlich hohen Aufwand des Scannens und die weiteren Schritte hin zu einem digitalen Büro fast ohne Papier.
Hinzu kommt: Nach über zwei Jahren Corona-Pandemie ist der Begriff „New Work“ in aller Munde. New Work ist ein weiterführendes Verständnis von Arbeit. Es ist gekennzeichnet durch das Zusammenwachsen von Arbeit und Privatem. Und basiert auf Werten wie Kollaboration, Flexibilität und Gestaltungsfreiheit der berechtigten Personen. Im eigentlichen Sinne geht es um ortsunabhängiges Arbeiten und darum, sich als Mitarbeiter:in besser einbringen zu können.
Eine schöne neue Welt. Doch das Arbeiten findet in vielen Betrieben bis heute noch stark papiergebunden und im Mix mit E-Mails statt. Das ist ineffizient und birgt das Risiko, dass Informationen und Dokumente verloren gehen. Oder dass nicht alle relevanten Personen zum richtigen Zeitpunkt erreicht werden, was sich negativ auf Inkassovorgänge und Cashflow auswirkt. Auch bei den Inhalten von Personalakten und der GoBD gibt es viele Nachteile und die volle Gesetzeskonformität ist eher fraglich. Wird schon nichts passieren, denken die meisten. Darüber hinaus sind viele Geschäftsabläufe umständlich, immer wiederkehrende Prozesse nicht automatisiert, alles kostet viel Zeit, bindet Fachkräfte und drückt beim Wachstum auf die Bremse. Dabei kann ein gut organisiertes Dokumenten- und Workflow-Management die Zusammenarbeit fördern und den Austausch untereinander steigern – ganz gleich, an welchem Standort oder auf welcher Hierarchiestufe, mit einem entsprechenden System auch mit einem deutlich höheren Automatisierungsgrad.
Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente und elektronische Aktenführung ist viel einfacher umzusetzen als die Skeptiker denken. Dieser Schritt ist früher oder später ohnehin unvermeidbar und zahlt sich auch ganz eindeutig für die Unternehmen aus. Es gibt 5 Gründe, warum, das so ist.
1. Papiere digitalisieren und Prozesse automatisieren – so wird Ihr Büro im Nu digital.
Machen Sie Schluss mit Unordnung und unnötiger Mehrarbeit. Papiere zu digitalisieren bedeutet vor allem, dem langen Suchen und Hin und Her im Papierkram ein Ende zu setzen. Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und Belege, und stellen sie diese auf Knopfdruck zur Verfügung. Mit dem richtigen digitalen System und der richtigen Ordnerstruktur haben alle Mitarbeiter:innen schnell Zugriff auf "ihre" Dateien. Immer. Überall. Jederzeit. Kennen Sie noch den Pendelordner aus der Steuerberatung? Was für ein Aufriss! Digitalisiert läuft das ein büschen anders: Sind Ihre Papiere einmal gescannt, lassen sie sich zu unterschiedlichen elektronischen Akten zusammenfassen. So stehen immer alle Informationen gut strukturiert bereit und lassen sich sekundenschnell über die Cloud an beliebig viele Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Abteilungen und an unterschiedlichen Standorten verteilen. Und mit Kunden und Lieferanten geht das genauso flott. Unabhängig davon, mit welchen ERP oder IT Systemen diese gerade arbeiten.
Das Ganze ermöglicht auch eine Automatisierung vieler Routineaufgaben, als so genannter Workflow. Manuelle Vorgänge entfallen, Geschäftsprozesse werden effizienter. Und das Beste ist, im Grunde lassen sich alle Abläufe automatisieren. Personalakten von Bewerbungen bis Urlaubsanträgen, Rechnungen, Materialbestellungen, Fuhrparkmanagement und vieles mehr. Natürlich ist dabei viel zu beachten: die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung der Bücher und Aufzeichnungen, BMF-Schreiben, Vertragsmanagement (Contract Management) und die revisionssichere elektronische Archivierung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das hinkriegen. Gesetzeskonform, personalgerecht und zukunftssicher.
2. Die Digitalisierung von Dokumenten spart Kosten und verbessert Inkassovorgänge
Vor allem die Buchhaltung profitiert davon, Dokumente zu digitalisieren. Gerade im Inkasso bzw. in der Debitorenbuchhaltung gestalten sich Zahlungsangelegenheiten oft komplex. Hat ein Kunde seine Rechnung noch nicht bezahlt und erhält neben Mahnungen auch telefonische Aufforderungen, ist es oft schwierig, alle Unterlagen zu seiner Bestellung direkt parat zu haben. Alle Dokumente zu digitalisieren kann hier Abhilfe schaffen. Intelligente Sortierungen sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen alle relevanten Unterlagen mit wenigen Klicks abrufen können und das zeitintensive Suchen in Papierarchiven entfällt. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Nerven und beschleunigt den Zahlungseingang. So lässt sich der gesamte Cashflow Ihres Unternehmens deutlich verbessern. Und auch einiges an Kosten sparen: Allein für Erstellung, Bearbeitung, Versand und Archivierung von Papierrechnungen geben deutsche Unternehmen jährlich rund 30 Milliarden Euro aus. Geld, das sich an anderer Stelle sicher sinnvoller investieren ließe.
3. Sie können mit digitalen Technologien sofort mehr Schub herstellen.
Schnelligkeit und Flexibilität sind absolut notwendig, um im Wettbewerb mit der Konkurrenz mithalten zu können. Wer seine Daten gut strukturiert und sortiert hat, kann alle Anfragen direkt und ohne Verzögerung bearbeiten. Diese Zeitersparnis lässt Unternehmen konkurrenzfähig bleiben und ermöglicht oft sogar den entscheidenden Vorsprung gegenüber den Wettbewerbern. Hinzu kommt ein großer qualitativer Nutzen, denn von schnelleren Arbeitsprozessen profitieren nicht nur Ihre Mitarbeiter:innen, sondern auch Ihre Kund:innen. Und zufriedene Kund.innen kaufen mehr. Was Ihren Umsatz steigert.
4. Ihr digitales Büro minimiert Ihre unternehmerischen Risiken.
Ein digitales Büro macht Ihr Unternehmen auch zuverlässiger. Zunächst sorgen dauerhafte Backups dafür, dass alle Daten ausreichend gesichert sind. So sinkt das Risiko eines Datenverlustes. Außerdem sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente oftmals Jahrzehnte aufzubewahren und jederzeit im Originalzustand zur Verfügung zu haben. Sind alle Dokumente digitalisiert und gesichert, liegen sie auch nach Jahren noch unverändert vor. Die Sicherung entspricht allen gesetzlichen Vorgaben und Datenschutzrichtlinien. Und besonders sensible Daten wie beispielsweise Personalakten oder Verträge sind bestmöglich archiviert und vor unerlaubten Zugriffen geschützt.
5. Sie ermöglichen mehr Transparenz und volle Aussagefähigkeit.
Nehmen Unternehmen Abstand von Papier-bezogenen Abläufen und arbeiten stattdessen mit digitalen Dokumenten, erleichtert das auch dem Management seine Arbeit. Fortschritte der Geschäftsprozesse lassen sich in Echtzeit überwachen und Probleme oder Verbesserungschancen direkt lokalisieren. So behält das Management stets den Überblick über alle wichtigen Aufgaben innerhalb des Unternehmens und kann bei Bedarf unmittelbar handeln. Vor allem transparente Zahlungsprozesse ermöglichen eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Bei eventuellen Verzögerungen kann das Management direkt eingreifen und finanzielle Verluste so schon im Vorfeld vermeiden.
Fragen Sie Ihren Prozessberater.
Wir sorgen für mehr digitales Büro und Automatisierung für alle. Wir sorgen für eine Plattform-Lösung, die alle Beteiligten mitgestalten. Alle notwendigen Abläufe, Bildschirmdialoge, Regeln und Daten werden im Vorfeld definiert, mittels Prozessgrafiken visualisiert und mit unseren Erfahrungswerten angereichert. Komplexe Anforderungen gehen wir auch mit JavaScript, SQL, Net oder PHP an. Und wenn Sie wollen, ermöglichen wir auch den Einsatz von künstlicher Intelligenz in Marketing, Vertrieb und Service.
Ihre Startrampe zum digitalen Büro:
digitaler Rechnungs- und Posteingang.
Zur wahren Flut an Dokumenten, die im Laufe eines Geschäftsjahrs Ihr Unternehmen überschwemmt, kommen immer häufiger Rechnungen per E-Mail hinzu. Der Umstieg auf elektronische Rechnungen und papierlose Bearbeitung bietet beim Versand und besonders beim Empfang riesige Einsparpotenziale.
Papierrechnungen sind an sich nicht schlimm, nur manuelle Rechnungsbearbeitung bedeutet für Sie, dass eine Rechnung zur Erfassung und Freigabe von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen und später in einem Aktenordner abgelegt wird. Und monatlich im Pendelordner zum Steuerberater wandert, natürlich neu zusammengesucht, anders geordnet und mehrfach kopiert. Der Zeitaufwand dafür ist enorm.
Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie anschließend vorkonfigurierte Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe, um produktive Abläufe und schnelle Zahlungen zu gewährleisten.
Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie rechtskonform zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie anschließend vorkonfigurierte Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe mit digitalen Stempeln, um produktive Abläufe und schnelle Zahlungen zu gewährleisten.
Eine per E-Mail empfangene Rechnung lässt sich so ohne Medienbruch mit anderen Daten, etwa aus dem ERP-System, abgleichen. Und das mit zeitsparenden, digitalen Prüf- und Freigabeprozessen. Bearbeitungskosten von € 14 pro Papierrechnung sind der Durchschnitt. Das bedeutet: Ein Unternehmen mit 2.500 Eingangsrechnungen verliert € 35.000 pro Jahr.
Ihr Nutzen.
- Sie schalten den Prozessturbo zu, für weniger Eingaben und mehr Liquidität.
- Der Prüfungs-Workflow wird automatisiert, alles wird in digitalen Akten gesammelt.
- Rechnungen wandern nicht mehr von Mitarbeiter:in zu Mitarbeiter:in.
- Sie verlieren nie mehr Skonti und Boni, und sparen Mahngebühren.
- Auch für kleine Unternehmen zahlt sich der Umstieg schnell aus.
Überraschung: Ihre mögliche Einsparung – pro Jahr!
Anwendungsbeispiel Ausgangsrechnungen.
Rund 35.000 analoge Ausgangsrechnungen und 250 volle Aktenordnerordner pro Jahr. 2017 die Bilanz unseres Kunden KHS, einem Einkaufsverband für Sanitär, Heizungs- und Klimatechnik. Bundesweit verteilt, mit hoch komplexen Auftragsabwicklungs- und Rechnungsprozessen. „Wir sparen heute 20 bis 25 Prozent an Zeit, und merken auch, dass die Mitarbeiterzufriedenheit wächst.“ So Geschäftsführer Dirk Briesemeister.
>>> Mehr zur Erfolgsgeschichte KHS
Anwendungsbeispiel Personalakte.
Digitale Personalakten sind in vielen Betrieben längst Standard, sparen sie bei den operativen HR Services doch viel Zeit, Platz und Mühe. Die Vorteile der Dokumentendigitalisierung liegen somit auf der Hand. Trotzdem scheuen viele Unternehmen den Initial-Aufwand. Denn bei der Einführung müssen auch arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Der Umstieg auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer:innen. Allerdings dürfen auch nur solche Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
Bei der Digitalisierung braucht es also einiges: die Festlegung der Inhalte, ein Zugriffskonzept für verschiedene Personengruppen, klare Aufbewahrungs- und Löschpflichten, die Zwecke der Datenerhebung, die Auswertung der Akteninhalte, die Protokollierung über Veränderung an der Akte, hohe Datensicherheit (insbesondere zu sensiblen Gesundheitsdaten), die Pflichten im Umgang mit der Personalakte sowie die Transparenz und Auskunftsrechte für Beschäftigte. Mit der geeigneten Software und einem erfahrenen Prozessberater kann jedoch nichts schief gehen.
Rechtssichere Archivierung für sensible Dokumente.
Muss ein Steuerprüfer oder Anwalt auf bis zu zehn Jahre zurückliegende Geschäftsvorfälle zugreifen, geht es schnell an’s Eingemachte. Wenn Ihr Unternehmen nicht liefern kann, haben Sie ein Problem. Denn Unternehmen müssen bestimmte Dokumente bis zu zehn Jahre lang rechts- und revisionssicher aufbewahren. Auch Personaldaten, die nur berechtigten Personen zugänglich sein dürfen. Heikles Feld, öfter vor Gericht als man denkt. Wenn Geschäftsdokumente wie Arbeitsverträge, Lieferantenverträge, Dokumentationen, Vertriebspräsentationen und dergleichen sicher archiviert sind, kann sich Ihr Unternehmen vor der Beweislastnot in Rechtsstreitigkeiten oder Revisionen schützen. Und gleichzeitig die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung nutzen.
Steuerprüfer sind schon digital. Sie auch?
Immer mehr Geschäftsvorfälle werden digital und gleichzeitig analog abgewickelt. Aus dieser Parallelität können bei Steuerprüfungen schnell echte Probleme erwachsen. Wenn etwa zu einem Kaufvertrag zentrale Inhalte per E-Mail vereinbart wurden, muss diese als Original zusammen mit dem eventuell vorhandenen Attachment archiviert sein. Fehlt die E-Mail und ist eventuell nur der Anhang noch auffindbar, kann das zu Ärger führen.
Ihr Nutzen.
- Jedes Dokument unveränderbar archiviert.
- Kein Dokument auf dem Weg in’s Archiv oder im Archiv verloren.
- Jedes Dokument mit Retrieval-Techniken zeitnah wieder auffindbar.
- Alle Aktionen im Archiv protokolliert.
- Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen ohne Verlust möglich.
- Alle Bestimmungen zu Datensicherheit und Datenschutz sichergestellt.
Schluss mit Schneckenpost:
Auf in’s moderne Mail Management.
Täglich verbringen Mitarbeiter:innen ein bis eineinhalb Stunden damit, E-Mails zu lesen, zu sortieren und zu bearbeiten. Doch was, wenn das Mail-Volumen nicht mehr gesichert werden kann? Postfachgrößen beschränken? E-Mails löschen? Damit ist das Risiko hoch, wertvolle Informationen für immer zu verlieren. Und on top: Ohne E-Mail-Policy widerspricht das Löschen von Spams und das Archivieren privater E-Mails dem Datenschutz! Was tun?
1. Okay: Problemzone E-Mails auslagern.
Kurzfristige Lösung ist das Auslagern von E-Mails und deren Anhänge lokal auf den PC oder auf Netzlaufwerke. Nachteil: Nachrichten werden manuell gesichert oder das Backup des Unternehmensnetzes wird belastet. Letzter vermeintlicher Ausweg scheint das Drucken der Mails zu sein und deren Ablage in Papierform und Aktenordnern. Allerdings werden damit sämtliche Vorteile des digitalen Kommunikationsmediums zunichte gemacht.
2. Besser: E-Mails managen und archivieren.
E-Mails eng mit den Prozessen im Unternehmen zu verzahnen und den E-Mail-Verkehr so zu archivieren, wie es für handels- und steuerrechtlich relevante Daten gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit einer revisionssicheren Archivierung aller Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen. Und Sie sind bestens für Steuerprüfungen oder Streitfälle im Wettbewerb gewappnet.
3. Pefekt: E-Mails vorgangsbezogen ablegen und verwalten.
Alles vorgangsbezogen ablegen und verwalten. Nicht nur vorgangsbezogen und zentral, sondern als revisionssichere Langzeitarchivierung nach den gesetzlichen Richtlinien im Sinne der IT-Compliance. Ein- und ausgehende E-Mails werden inklusive Anhänge automatisch in einem zentralen Repository archiviert, sodass sie selbst Jahrzehnte später für lückenlose Nachweise bei Audits zur Verfügung stehen.