Sturm is erst, wenn Schafe ohne Locken.

Personalakte, digitale Akteneinsicht, Automatisierung: Holen Sie sich einen Prozessberater, der sich auskennt. 

Prozessoptimierung ist so eine Sache. Allein alle Informationen für einen Auftrag zusammenstellen, raubt viel Zeit. Schneller wird das durch intelligente Automations- und Softwarelösungen, agile Kommunikation und die Optimierung entlang der gesamten Prozess- und Verwaltungskette. Dabei ist viel zu beachten: die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung der Bücher und Aufzeichnungen, BMF-Schreiben, Vertragsmanagement (Contract Management) und die revisionssichere elektronische Archivierung.

Die Mitarbeiter:innen dafür zu gewinnen und mit ins Boot zu holen ist nicht immer einfach. Verständlich, wenn sich gewohnte Arbeitsabläufe verändern, kann das zu Unsicherheit und Widerstand führen. Häufig geht es um die Angst vor Kontrollverlust und eine vermeintlich höhere Arbeitsbelastung. Nicht selten fühlen sich die Menschen auch vom Einsatz neuer Applikationen und Technologien überfordert.

Dennoch überwiegen die vielen Vorteile. An Data Driven Documents, das Vitamin D3 für Ihr Unternehmen, führt kein Weg vorbei. Denn Ihre Daten haben nicht nur ein sicheres Zuhause, Sie können auch gleich Ihre digitale Ordnerstruktur sowie Ihre Prozesse und Abläufe optimaler aufstellen. Das Freigeben von Dokumenten spielt dabei eine wichtige Rolle. Mit Workflows kann das Freigeben inklusive der Überprüfung und Archivierung automatisiert werden.

Mehr digitales Büro und Automatisierung für alle.

Alle Abläufe zwischen dem Einreichen eines Dokuments und der Veröffentlichung für eine Gruppe oder andere Mitarbeiter lassen sich automatisieren. Ob Personalakten, Urlaubsanträge, Eingangsrechnungen inklusive Vertreterregeln und Eskalationsstufen, Bewerbungen, Produkt- und Materialbestellungen, Fuhrparkmanagement –– wir zeigen Ihnen, wie Sie eine zukunftssichere, einfache und intelligente Automatisierung nahtlos und GOBD-konform in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren und erweitern. Und beraten Sie auch zu Ihren Anträgen zur Förderung Ihrer digitalen Transformation.

Wir sorgen für eine Plattform-Lösung, die alle Beteiligten mitgestalten. Alle notwendigen Abläufe, Bildschirmdialoge, Regeln und Daten werden im Vorfeld definiert, mittels Prozessgrafiken visualisiert und mit unseren Erfahrungswerten angereichert. Komplexe Anforderungen auch mit JavaScript, SQL, .Net oder PHP.

Ergebnis: Eindeutigkeit über Aufgaben, Abläufe, Berechtigungen und individuell effiziente Prozesse, die Ihren Workflow automatisch abbilden und Ihre IT entlasten. Und wenn Sie wollen, auch den Einsatz von künstlicher Intelligenz in Marketing, Vertrieb und Service ermöglichen.

Denn man tau midde Kohle.

Digitaler Rechnungs- und Posteingang.

Zur wahren Flut an Dokumenten, die im Laufe eines Geschäftsjahrs Unternehmen überschwemmt, kommen immer häufiger Rechnungen im E-Mail-Postfach hinzu. Der Umstieg auf elektronische Rechnungen und auf papierlose Prozesse bietet beim Versand und besonders beim Empfang riesige Einsparpotenziale.

Analog ist menschlich, aber verbrennt Ihr Geld.

Papierrechnungen sind noch nicht aus den Briefkästen verschwunden. An sich nicht schlimm, nur manuelle Rechnungsbearbeitung bedeutet für Sie, dass eine Rechnung zur Erfassung und Freigabe von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen und später in einem Aktenordner abgelegt wird. Und monatlich im Pendelordner zum Steuerberater wandert, natürlich neu zusammengesucht, anders geordnet und mehrfach kopiert. Der Zeitaufwand dafür ist enorm. 

Jede digitale Eingangsrechnung kann € 10 sparen.

Es sind nicht Porto- oder Druckkosten. Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie anschließend vorkonfigurierte Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe, um produktive Abläufe und schnelle Zahlungen zu gewährleisten. 

Eine per E-Mail empfangene Rechnung lässt sich so ohne Medienbruch mit anderen Unternehmensdaten, etwa aus dem ERP-System, abgleichen. Und das mit zeitsparenden, digitalen Prüf- und Freigabeprozessen. Analoge Bearbeitungskosten von € 14 pro Rechnung sind Durchschnitt. Bedeutet: Ein Unternehmen mit 2.500 Eingangsrechnungen verliert € 35.000 pro Jahr durch antiquierte Rechnungsprozesse.

Nutzen.

  • Prozessturbo für weniger Eingaben und mehr Liquidität.
  • Prüfungs-Workflow automatisiert, alles in digitaler Akte gesammelt.
  • Rechnung wandert nicht mehr von Mitarbeiter zu Mitarbeiter.
  • Nie mehr Skonti und Boni verlieren, Mahngebühren sparen.
  • Auch für kleine Unternehmen zahlt sich der Umstieg schnell aus.

Überraschung: Ihre mögliche Einsparung – pro Jahr!

Kosten / Stunde für PersonalEUR
RechnungseingangRechnungsausgang
eingehende Rechnungen / Jahr
Mögliches Einsparpotenzial *
Kosten - Papier
Kosten - Digital
Einsparung
ausgehende Rechnungen / Jahr
Mögliches Einsparpotential *
Kosten - Papier
Kosten - Digital
Einsparung

Anwendungsbeispiel Ausgangsrechnungen.

Rund 35.000 analoge Ausgangsrechnungen und 250 volle Aktenordnerordner pro Jahr. 2017 die Bilanz von KHS, einem Einkaufsverband für Sanitär, Heizungs- und Klimatechnik. Bundesweit verteilt, mit hoch komplexen Auftragsabwicklungs- und Rechnungsprozessen. „Wir sparen heute 20 bis 25 Prozent an Zeit, und merken auch, dass die Mitarbeiterzufriedenheit wächst.“
So Geschäftsführer Dirk Briesemeister.

>>> Mehr zur Erfolgsgeschichte KHS

Anwendungsbeispiel Personalakte.

Die digitale Personalakte beinhaltet alle Daten eines Mitarbeiters und stellt sie standortübergreifend dem Personalwesen zur Verfügung. Personalbezogene Unterlagen können dazu, ebenso wie Vertrags-, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen beitragen. Vorhandenes wird eingescannt und liegt künftig digital vor. Jährliche Beurteilungen werden ebenso unterstützt wie Spesenabrechnungen, Fehlzeiten und Urlaubsdaten, Aus- und Fortbildungsinformationen.

Digitale Prozesslösungen & Workflows

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Wir kommen auch gerne zu Ihnen.

Dat geiht nüms wat an.

Rechtssichere Archivierung für sensible Dokumente.

Muss ein Steuerprüfer oder Anwalt auf bis zu zehn Jahre zurückliegende Geschäftsvorfälle zugreifen, geht es schnell ans Eingemachte. Wenn Ihr Unternehmen nicht liefern kann, haben Sie ein Problem. Denn Unternehmen müssen bestimmte Dokumente bis zu zehn Jahre lang rechts- und revisionssicher aufbewahren. Auch Personaldaten, die nur berechtigten Personen zugänglich sein dürfen. Heikles Feld, öfter vor Gericht als man denkt.

Wenn Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bewerbungsunterlagen, Lieferantenverträge, Anlagendokumentationen, Vertriebspräsentationen und dergleichen sicher archiviert und vollständig organisiert sind, kann sich Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten, Datenlecks und -verlusten schützen und gleichzeitig die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung nutzen.

Steuerprüfer sind schon digital. Sie auch?

Immer mehr Geschäftsvorfälle werden digital und gleichzeitig analog abgewickelt. Aus dieser Parallelität können bei Steuerprüfungen schnell echte Probleme erwachsen. Wenn etwa zu einem Kaufvertrag zentrale Inhalte per E-Mail vereinbart wurden, muss diese als Original zusammen mit dem eventuell vorhandenen Attachment archiviert sein. Fehlt die E-Mail und ist eventuell nur der Anhang noch auffindbar, kann das zu Ärger führen. 

Nutzen.

  • Jedes Dokument unveränderbar archiviert.
  • Kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren.
  • Jedes Dokument mit Retrievaltechniken zeitnah wieder auffindbar.
  • Alle Aktionen im Archiv protokolliert.
  • Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen ohne Verlust möglich.
  • Alle Bestimmungen zu Datensicherheit und Datenschutz sichergestellt.

Rechtlich sicher digitalisieren

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Muddern, Breefkast is voll.

Der Kummerkasten Outlook.

Täglich verbringen Mitarbeiter:innen ein bis eineinhalb Stunden damit, E-Mails zu lesen, zu sortieren und zu bearbeiten. Doch was, wenn das Mail-Volumen nicht mehr gesichert werden kann? Postfachgrößen beschränken? E-Mails löschen? Damit ist das Risiko hoch, wertvolle Informationen für immer zu verlieren. Und on top: Ohne E-Mail-Policy widerspricht das Löschen von Spams und das Archivieren privater E-Mails dem Datenschutz!

Problemzone E-Mails auslagern.

Kurzfristige Lösung ist das Auslagern von E-Mails und deren Anhänge lokal auf den PC oder auf Netzlaufwerke. Nachteil: Nachrichten werden manuell gesichert oder das Backup des Unternehmensnetzes wird belastet. Letzter vermeintlicher Ausweg scheint das Drucken der Mails zu sein und deren Ablage in Papierform und Aktenordnern. Allerdings werden damit sämtliche Vorteile des digitalen Kommunikationsmediums zunichte gemacht. 

E-Mails managen und archivieren.

E-Mails eng mit den Prozessen im Unternehmen zu verzahnen und den E-Mail-Verkehr so zu archivieren, wie es für handels- und steuerrechtlich relevante Daten gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit einer revisionssicheren Archivierung aller Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen. Und Sie sind bestens für Steuerprüfungen oder Streitfälle im Wettbewerb gewappnet.

Perfekte Lösung: E-Mails vorgangsbezogen ablegen und verwalten.

Alles vorgangsbezogen ablegen und verwalten. Nicht nur vorgangsbezogen und zentral, sondern als revisionssichere Langzeitarchivierung nach den gesetzlichen Richtlinien im Sinne der IT-Compliance. Ein- und ausgehende E-Mails werden inklusive Anhänge automatisch in einem zentralen Repository archiviert, sodass sie selbst Jahrzehnte später für lückenlose Nachweise bei Audits zur Verfügung stehen. 

Modernes Mail Management

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