Sturm is erst, wenn Schafe ohne Locken

Papiere digitalisieren, Prozesse automatisieren


Prozessoptimierung ist so eine Sache. Die Mitarbeiter*innen mit ins Boot zu holen nicht immer einfach. Verständlich, wenn sich gewohnte Arbeitsabläufe verändern, kann das zu Unsicherheit und Widerstand führen. Häufig geht es um die Angst vor Kontrollverlust und eine vermeintlich höhere Arbeitsbelastung. Nicht selten fühlen sich die Menschen auch vom Einsatz neuer Applikationen und Technologien überfordert.

Digitales Office für alle

Wir sorgen für eine Plattform-Lösung, die alle Beteiligten mitgestalten. Alle notwendigen Abläufe, Bildschirmdialoge, Regeln und Daten werden im Vorfeld definiert, mittels Prozessgrafiken visualisiert und mit unseren Erfahrungswerten angereichert. Komplexes auch mit JavaScript, SQL, .Net oder PHP. Ergebnis: Eindeutigkeit über Aufgaben, Abläufe, Berechtigungen und individuell effiziente Prozesse, die Ihren Workflow abbilden und Ihre IT entlasten.  

Denn man tau midde Kohle

Digitaler Rechnungs- und Posteingang


Zur wahren Flut an Dokumenten, die im Laufe eines Geschäftsjahrs Unternehmen überschwemmt, kommen immer häufiger Rechnungen im E-Mail-Postfach hinzu. Der Umstieg auf elektronische Rechnungen und auf papierlose Prozesse bietet beim Versand und besonders beim Empfang riesige Einsparpotenziale.

Analog ist menschlich, aber verbrennt Ihr Geld

Papierrechnungen sind noch nicht aus den Briefkästen verschwunden. An sich nicht schlimm, nur manuelle Rechnungsbearbeitung bedeutet für Sie, dass eine Rechnung zur Erfassung und Freigabe von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen und später in einem Aktenordner abgelegt wird. Und monatlich im Pendelordner zum Steuerberater wandert, natürlich neu zusammengesucht, anders geordnet und mehrfach kopiert. Der Zeitaufwand dafür ist enorm.

Jede digitale Eingangsrechnung kann € 10 sparen

Es sind nicht Porto- oder Druckkosten. Eine per E-Mail empfangene Rechnung lässt sich ohne Medienbruch mit anderen Unternehmensdaten, etwa aus dem ERP-System, abgleichen. Und das mit zeitsparenden, digitalen Prüf- und Freigabeprozessen. Analoge Bearbeitungskosten von € 14 pro Rechnung sind Durchschnitt. Bedeutet: Ein Unternehmen mit 2.500 Eingangsrechnungen verliert € 35.000 pro Jahr durch antiquierte Rechnungsprozesse.

Nutzen

  • Prozessturbo für mehr Produktivität und Liquidität
  • Prüfungs-Workflow automatisiert, alles in digitaler Akte gesammelt
  • Rechnung wandert nicht mehr von Mitarbeiter zu Mitarbeiter 
  • Nie mehr Skonti und Boni verlieren, Mahngebühren sparen 
  • Auch für kleine Unternehmen zahlt sich der Umstieg schnell aus

Überraschung: Ihre mögliche Einsparung pro Jahr!

Kosten / Stunde für PersonalEUR
RechnungseingangRechnungsausgang
eingehende Rechnungen / Jahr
Mögliches Einsparpotenzial *
Kosten - Papier
Kosten - Digital
Einsparung
ausgehende Rechnungen / Jahr
Mögliches Einsparpotential *
Kosten - Papier
Kosten - Digital
Einsparung

Anwendungsbeispiel Ausgangsrechnungen

Rund 35.000 analoge Ausgangsrechnungen und 250 volle Aktenordnerordner pro Jahr. 2017 die Bilanz von KHS, einem Einkaufsverband für Sanitär, Heizungs- und Klimatechnik. Bundesweit verteilt, mit hoch komplexen Auftragsabwicklungs- und Rechnungsprozessen. „Wir sparen heute 20 bis 25 Prozent an Zeit, und merken auch, dass die Mitarbeiterzufriedenheit wächst.“
So Geschäftsführer Dirk Briesemeister.

>>> Mehr zur Erfolgsgeschichte KHS

Anwendungsbeispiel Personalakte

Die digitale Personalakte beinhaltet alle Daten eines Mitarbeiters und stellt sie standortübergreifend dem Personalwesen zur Verfügung. Personalbezogene Unterlagen können dazu, ebenso wie Vertrags-, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen beitragen. Vorhandenes wird eingescannt und liegt künftig digital vor. Jährliche Beurteilungen werden ebenso unterstützt wie Spesenabrechnungen, Fehlzeiten und Urlaubsdaten, Aus- und Fortbildungsinformationen.

Digitale Prozesslösungen & Workflows

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Wir kommen auch gerne zu Ihnen.

Dat geiht nüms wat an

Rechtssichere Archivierung für sensible Dokumente


Muss ein Steuerprüfer oder Anwalt auf bis zu zehn Jahre zurückliegende Geschäftsvorfälle zugreifen, geht es schnell ans Eingemachte. Wenn Ihr Unternehmen nicht liefern kann, haben Sie ein Problem. Denn Unternehmen müssen bestimmte Dokumente bis zu zehn Jahre lang rechts- und revisionssicher aufbewahren. Auch Personaldaten, die nur berechtigten Personen zugänglich sein dürfen. Heikles Feld, öfter vor Gericht als man denkt.

Steuerprüfer sind schon digital. Sie auch?

Immer mehr Geschäftsvorfälle werden digital und gleichzeitig analog abgewickelt. Aus dieser Parallelität können bei Steuerprüfungen schnell echte Probleme erwachsen. Wenn etwa zu einem Kaufvertrag zentrale Inhalte per E-Mail vereinbart wurden, muss diese als Original zusammen mit dem eventuell vorhandenen Attachment archiviert sein. Fehlt die E-Mail und ist eventuell nur der Anhang noch auffindbar, kann das zu Ärger führen.

Nutzen

  • Jedes Dokument unveränderbar archiviert
  • Kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren
  • Jedes Dokument mit Retrievaltechniken zeitnah wieder auffindbar
  • Alle Aktionen im Archiv protokolliert
  • Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen ohne Verlust möglich
  • Alle Bestimmungen zu Datensicherheit und Datenschutz sichergestellt

Rechtlich sicher digitalisieren

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Muddern, Breefkast is voll

Der Kummerkasten Outlook


Täglich verbringen Mitarbeiter*innen ein bis eineinhalb Stunden damit, E-Mails zu lesen, zu sortieren und zu bearbeiten. Doch was, wenn das Mail-Volumen nicht mehr gesichert werden kann? Postfachgrößen beschränken? E-Mails löschen? Damit ist das Risiko hoch, wertvolle Informationen für immer zu verlieren. Und on top: Ohne E-Mail-Policy widerspricht das Löschen von Spams und das Archivieren privater E-Mails dem Datenschutz!

Problemzone E-Mails auslagern

Kurzfristige Lösung ist das Auslagern von E-Mails und deren Anhänge lokal auf den PC oder auf Netzlaufwerke. Nachteil: Nachrichten werden manuell gesichert oder das Backup des Unternehmensnetzes wird belastet. Letzter vermeintlicher Ausweg scheint das Drucken der Mails zu sein und deren Ablage in Papierform und Aktenordnern. Allerdings werden damit sämtliche Vorteile des digitalen Kommunikationsmediums zunichte gemacht.

E-Mails managen und archivieren

E-Mails eng mit den Prozessen im Unternehmen zu verzahnen und den E-Mail-Verkehr so zu archivieren, wie es für handels- und steuerrechtlich relevante Daten gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit einer revisionssicheren Archivierung aller Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen. Und Sie sind bestens für Steuerprüfungen oder Streitfälle im Wettbewerb gewappnet.

Perfekte Lösung: E-Mails vorgangsbezogen ablegen und verwalten

Nicht nur vorgangsbezogen und zentral, sondern als revisionssichere Langzeitarchivierung nach den gesetzlichen Richtlinien im Sinne der IT-Compliance. Ein- und ausgehende E-Mails werden inklusive Anhänge automatisch in einem zentralen Repository archiviert, sodass sie selbst Jahrzehnte später für lückenlose Nachweise zur Verfügung stehen. 

Modernes Mail Management

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