Bringen Sie Tempo in Ihre Prozessdigitalisierung. Mit unserem Workshop und Coaching für Ihr DMS.
Von nix kommt nix.
Die Pandemie hat der Digitalisierung einen Schub verliehen. Das Ausmaß und die Geschwindigkeit der Umsetzung der Arbeit im Homeoffice in den ersten Monaten der Corona-Krise war erstaunlich groß. Neben der zum größten Teil schon zur Verfügung stehenden IT Grundausstattung sind schnell höhenverstellbare Schreibtischstühle oder ein zweiter Bildschirm dazu gekommen. Es zeigte sich auch: die meisten Unternehmen hatten die erste Welle der Digitalisierung schon hinter sich. Gemeint ist damit die Umstellung vom Analogen zum Digitalen. Die Unternehmen waren damit für die Extremsituation der Pandemie recht gut gewappnet.
Nun steht die zweite Welle der Digitalisierung an. Auf die Technik folgt der Wandel der Organisation. Auch hier hat Corona bereits vieles verändert. Es hat sich gezeigt, wie schnell es möglich war, mit neuen, agilen Formen der Zusammenarbeit klarzukommen. Nur durch Ausprobieren haben viele Mitarbeiter:innen ihre Ängste und Vorbehalte gegen Arbeit auf Distanz, Videokonferenzen oder Dokumente aus der Cloud abgebaut. Ebenso wie ihre Chefs. Nur, dass diese es auch mit der Neufassung der GoBD und einer Vielzahl von Vertragsmanagement- und Dokumentenmanagementsystemen zu tun bekamen. Mit der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, mit unerlaubten Datenzugriffen, der revisionssicheren elektronischen Archivierung, der maschinellen Auswertbarkeit nicht nur steuerrelevanter Daten. Dazu mit hochsensiblen digitalen Personalakten, einer vielleicht in die Jahre gekommenen digitalen Infrastruktur und einer noch größeren Anzahl gewachsener Alt- und Branchensysteme.
Hybrides Arbeiten im verteilten Unternehmen erfordert neue Prozesse und digitale Workflows.
Die Auswirkungen der Pandemie haben für eine explosionsartige Zunahme des Home-Office geführt und viele Unternehmen sind auf Cloud basierte Dienste umgestiegen. Zukünftig sollen diese neuen Dienste und IT-Lösungen verstärkt hybrides Arbeiten in den Unternehmen ermöglichen. Denn wie Gartner herausgefunden hat, können bis 2023 drei Viertel der Unternehmen, die einen hybriden Ansatz verfolgen, mit bis zu 25 Prozent mehr Wachstum rechnen als ihre Konkurrenten. Hybrides Arbeiten ermöglicht demnach effizienteres und produktiveres Arbeiten.
Die Beschleunigung der Digitalisierung hat mehrere Stufen durchlaufen. Anfangs waren es kurzfristige Bewältigungsstrategien, um die Arbeitsfähigkeit zu gewährleisten. Als man verstanden hatte, dass die Krise länger andauern wird, mussten die Unternehmen anfangen, sich Gedanken um die Gestaltung einer neuen Normalität der Arbeit zu machen. Genau das also, was die immer knapper werdenden Fachkräfte von heute von einem Arbeitgeber erwarten. Vor allem aber, weil sich die Arbeit weg vom Zentralbüro hin zu hybridem und flexiblem New Work entwickelt. Nun heißt es, die Arbeitsabläufe neu anzugehen und zu optimieren, und digitale Prozesse und Workflows zu schaffen, die sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügen.
Dies erfordert eine saubere Analyse, ein wenig Geduld, vor allem aber viel Erfahrung und unbedingt einen Prozess-Berater. Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, Ihre Geschäftsprozesse neu gestalten zu müssen, und Sie unsere Praxisbeispiele sowie Handlungshilfen gebrauchen können, dann melden Sie sich bei uns! Wir stehen Ihnen gerne zur Seite und haben sogar erprobte Einsteigerangebote für Sie: unseren Prozess-Workshop und unser Prozess-Coaching.
Prozesse analysieren, gestalten und optimieren.
Unerlässlich auch für Audits und Compliance.
Der Veränderungsdruck und damit die notwendige Geschwindigkeit von Wandlungsprozessen sind eine große Herausforderung. Wie bringen Sie Tempo in Ihre Prozessdigitalisierung? Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bedeutet für viele Unternehmer:innen eine spürbare Erleichterung ihrer Arbeitsabläufe. Und ist eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente.
Wahrscheinlich geht es Ihrem Unternehmen da ähnlich. Möglicherweise sind Sie das ineffiziente Management von Papierdokumenten und umständlicher manueller Abläufe leid. Möglicherweise wissen Sie bereits, dass es bessere Lösungen für die GoBD-konforme Bearbeitung und revisionssichere Administration gibt. Oder Sie haben bereits eine Lösung für Prozesse und Workflows umgesetzt und Sie ahnen, dass da noch Luft nach oben ist. So oder so ist es dringend an der Zeit, sich mal mit einem erfahrenen Prozessberater zusammen zu setzen.
Ein Prozess-Workshop ist ein erster Schritt, um Prozessbeschreibungen und Prozessmodelle zu erstellen. Diese sind auch bei Audits, zum Beispiel für das Qualitätsmanagement, sehr hilfreich. Und oft sogar gefordert. Denn was im Unternehmen getan oder nicht getan wird, muss dokumentiert werden. Wenn es um sensible Prozesse geht, wie etwa bei medizinischen Produkten oder Lebensmitteln, sind sie rechtlich sogar vorgeschrieben. Sie sind eben auch der Beleg dafür, dass das Management seinen Pflichten nachkommt, für die Einhaltung von Regelungen zu sorgen und die Abläufe im Unternehmen zu dokumentieren. So sind der Vorstand einer AG und Geschäftsführung einer GmbH, oHG und KG nach dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet, ein Risiko-Früherkennungssystem einzuführen und zu betreiben. Auch das basiert meist auf Prozessbeschreibungen.
Entfesseln Sie das digitale Potenzial Ihres Unternehmens.
Unternehmen arbeiten normalerweise am besten, wenn die Erfassung, die Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Daten statt Dokumenten unabhängig vom Standort und in Echtzeit erfolgen. Ohne umständliche, routinemäßige Arbeitsabläufe, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust. Der Abschied vom Papier, die zentrale Sicherung wertvollen Wissens aus Dokumenten und Prozessen in einem System und die direkte Einbindung in Ihr ERP-System sorgen für einen umfassenden Sprung in die digitale Welt des Arbeitens.
- Entfesseln Sie Ihr digitales Potenzial.
- Umwandlung von Aufgaben in papierlose, freihändige und fehlerfreie Prozesse.
- Integration in ERP-, Buchhaltungs-, Alt- und Branchensysteme, Datenbanken.
- Automatisches Auslesen von Rechnungsinformationen.
- Rechnungen, Fuhrpark, Personalakten direkt am berechtigten Bildschirm bearbeiten.
Starten Sie mit einem Prozess-Workshop.
Um Workflow Management zusammen mit einem dazugehörigen System einzuführen, empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise. So finden Sie die beste Lösung und integrieren diese effektiv. Um die Leistungsfähigkeit und Qualität Ihrer Prozesse zu erhöhen, analysieren und beraten wir entlang Ihrer gesamten digitalen Wertschöpfungskette.
Diese Betrachtungsweise „von oben“ lässt uns alle relevanten Einfluss- und Störfaktoren erkennen und ein schlüssiges Konzept für Ihr digitales Dokumenten-Management, Ihre Verwaltungs-, Buchhaltungs- und Organisationsprozesse, Ihr Warenwirtschaftssystem und Ihr Personal- und Qualitätsmanagement erarbeiten.
Nutzen und Mehrwert.
Im Prozess-Workshop schauen wir uns einen Prozess bei Ihnen an, sehr häufig den Rechnungs- und Posteingang im Unternehmen. Der Prozess wird Schritt für Schritt im IST-Zustand aufgenommen und auf digitale Umsetzbarkeit geprüft. Im Nachgang wird eine Leistungsbeschreibung mit Handlungsempfehlungen, Prozessschritten und Zeitplan zur Umsetzung erstellt.
Nich lang schnacken, Kopp in Nacken.
Prozess-Coaching „Digitales Arbeiten“.
Das Personal Training für Mitarbeiter:innen.
Dokumenten-Management und Workflow-Automation haben einen unschlagbaren Vorteil: Sie liefern alle Geschäftsinformationen für jeden Prozess in Echtzeit. Dem berechtigten Zugriff auf die richtigen Daten und dem richtigen Abschluss des richtigen Prozesses sollten daher keine Grenzen gesetzt sein. Daher holen wir Ihre Mitarbeiter:innen ab und nehmen sie mit auf die spannende Reise zu mehr Effektivität und Effizienz. Und arbeiten dabei stets auf Augenhöhe, mit sorgfältiger Analyse und eigener Methodik.
Unser Ziel ist eine neue Arbeitsweise, mit der Sie sofort loslegen können und mit der Ihre Mitarbeiter:innen einfach gerne arbeiten. Hier zählen Kompetenz und eine begleitende Beratung zur Entwicklung neuer oder der Optimierung vorhandener Prozesse. Mit unserer Erfahrung für kleine und sehr große Unternehmen können wir Ihnen wirklich das liefern, was Ihr Unternehmen nach vorn bringt. Denn nur das bringt echte Ergebnisse.
1. Sie schaffen mehr Effizienz und Produktivität
Statt Dokumente zu suchen, haben Ihre Mitarbeiter:innen Zeit, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die Ihren Unternehmenserfolg steigern.
2. Sie kappen Kosten für unnötige Dokumentenablage
Digitale Workflows bringen hohe Einsparungen bei der Ablage an sich, gleichzeitig sinken die Kosten für Personal, Ausdrucke und Versand drastisch.
3. Sie gewährleisten Rechtssicherheit
Sie kontrollieren den Zugriff auf sensible Informationen und führen verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente ein.
4. Sie machen weiter, auch wenn es wirklich brennt
Sie stellen sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer, Hochwasser oder Hackerattacken keine Ausfallzeiten hat.