Moderne Drucksysteme senken Druckkosten. Und sind der Wegbereiter für Ihr papierarmes Büro.

So geiht dat wie gedruckt.

Trotz Laptop und Smartphones ist ein papierloses Büro immer noch eine Utopie. Eine, die auch keiner will. Wer sich in der heutigen Zeit mit analogen Eingangsrechnungen und Instandhaltung DIN 31051 beschäftigen muss, fängt an, das Papier zu verfluchen. Toner kaufen, leere Kartuschen entsorgen – die Gerätewartung und die Papiere sind aber nicht das Problem, sondern die damit verbundenen Arbeitsabläufe der Bearbeitung, die aus ihnen geschäftsrelevante Daten machen.

Die Druckkosten bilden einen erheblichen Anteil der Betriebskosten. Viele Unternehmen können sie oft gar nicht exakt beziffern. Es lohnt es sich in jedem Fall, genauer hinzuschauen. Denn eines ist sicher: Potenzial zur Einsparung gibt es immer. Wussten Sie, dass gerade einmal zwischen fünf und 20 Prozent der Gesamtkosten eines Druckers oder Multifunktionssystems (MFP) auf die Hardware fallen? Der ganze Rest von 80 bis 95 Prozent setzt sich aus direkten Verbrauchskosten und indirekten Kosten zusammen. Dabei entstehen direkte Verbrauchskosten durch den Verbrauch von Tinte und Toner, Verschleißteilen, Energie und Papier. In die indirekten Kosten – rund 50 Prozent der Gesamtkosten – fließt der Aufwand für Instandhaltung, Wartung, Administration, Schulung, Logistik oder Störungen.

Dabei bieten wir zahlreiche Maßnahmen an, mit denen Sie Einsparungen schnell und einfach erzielen können. Und auch Lösungen, die das gesamte Druckaufkommen und die Druckkosten systematisch erfassen, analysieren und eine nachhaltige Optimierung ermöglichen. Dazu gehört auch, die Geschäftsprozesse mit vielen Dokumenten zu vereinfachen und insgesamt das Druckvolumen zu verringern.

Schritt 1: Druckumgebung analysieren und optimieren

Office Print bildet einen entscheidenden Kostenfaktor in den Unternehmen. Um das zu optimieren und so die Kosten senken zu können, müssen Sie wissen, wer, wo, wann und wie viel in Ihrem Unternehmen druckt. Und welche Kosten dabei tatsächlich entstehen. Im Rahmen unserer Output-Analyse untersuchen wir Ihre Druckerflotte, schauen uns Ihre Geschäftsprozesse an und erstellen eine detaillierte Übersicht über eingesetzte Technik, Prozesse und Kosten. Auf dieser Basis erarbeiten wir ein Soll-Konzept mit klaren Zielen, Wegen, Maßnahmen und Messkriterien für den Erfolg.

Schritt 2: Managed Print Services (MPS) nutzen

Bei Managed Print Services (MPS) dreht sich alles um ein intelligentes und effizientes Management von Hardware, Software, Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen. Möglich sind Managed Print Services, weil die heutigen Druckgeräte Unmengen von Daten erzeugen. MPS-Softwarelösungen greifen darauf zu, werten sie aus und machen daraus nutzbare Informationen. MPS schaffen volle Transparenz und Kostenkontrolle über Ihr Druckaufkommen, entlasten Ihre Mitarbeiter spürbar und gewährleisten dabei die Sicherheit Ihrer Daten. MPS umfassen alle Maßnahmen, die Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte und Scanner brauchen, um immer voll einsatzbereit zu sein. Und gleichzeitig, um die Kosten so gering wie möglich zu halten.

Ob Verbrauchsmaterial und Ersatzteile, Hard- und Software, Installation und Deinstallation, Reparatur und Wartung, Bestellung und Abrechnung, Auswertungen und Berichte – die internetbasierte Softwarelösungen für MPS greifen auf die Daten der Drucker zu, werten sie aus und steuern, überprüfen und analysieren all diese Maßnahmen zum Teil vollautomatisch. Mit Managed Print Services sind Einsparungen von zu 30 Prozent Ihrer Druckkosten möglich.

Schritt 3: Prozesse optimieren mit Dokumentenmanagement

Software für das Dokumentenmanagement verwaltet Dokumente nicht nur, sondern automatisiert und steuert dokumentenbasierte Geschäftsprozesse. Dazu gehört auch die Definition von Workflows. Sie koordinieren die verschiedenen Mitarbeiter, die an der Lösung von Teilaufgaben eines Prozesses arbeiten.

Typische Anwendungsbeispiele:

•    Rechnungsbearbeitung
•    Personalakte
•    Angebots- und Vertragsmanagement
•    Einkaufs- und Lieferantenmanagement
•    Service- und Beschwerdemanagement

Vom simplen Printer zum Möglichmacher digitaler Prozesse.

Bürodrucker sollten früher Drucken und Kopieren. Fertig. Heute verschieben sich die Aufgabenschwerpunkte: Scannen ist mindestens ebenso wichtig. Dabei werden Papiere in digitale Dokumente verwandelt und direkt in den richtigen Ordnern abgelegt. Mobile Geräte,   Faktor Authentifizierung, Cloud Lösungen, papierlos Arbeiten mit digitalen Arbeitsabläufen – und der Multifunktionsprinter, kurz MFP, wird zum Möglichmacher von Workflows und Prozessautomatisierung im Büro.

Unser Angebot an Multifunktions- und Drucksystemen erfüllt alle heutigen und zukünftigen Wünsche und Anforderungen. Aus unserer breit gefächerten Angebotspalette können Sie das Modell wählen, das exakt zu ihren Aufgaben passt. Viele Multifunktionsdrucker können DIN A3 verarbeiten, andere beschränken sich auf DIN A4. Die meisten Drucksysteme sind auf Farbe ausgerichtet, doch gibt es auch Geräte für den Schwarz-Weiß-Betrieb. Und wer außer Drucken, Kopieren und Scannen auch Faxen möchte: kein Problem! Je umfangreicher die Aufgaben, desto besser die Ausstattung: Moderne Multifunktionsdrucker digitalisieren die zahllosen Papiere und binden sie direkt ein in die anschließenden Workflows. Die Druckerflotte ist vernetzt, das Monitoring einfach, die Kontrolle sämtlicher Druckvorgänge und des Geräteparks heute selbstverständlich. Und natürlich geht auch beim Print-Management alles in Richtung Cloud.

Mobiles Drucken und Scanlösung. MFP sind
die Organisationsgenies für Ihr digitales Büro.

Ein Multifunktionsprinter, kurz MFP, ist eine feine Sache. Er vereint die Funktionen von mehreren, ansonsten getrennt anzuschaffenden Geräten in einem Gehäuse. Drucker, Scanner, Kopierer, Fax, auf Wunsch auch kabellos mit WLAN. Der Preis ist niedriger, als wenn alle Komponenten einzeln gekauft werden. Und vor allem: Haltbarkeit, Betrieb und Workflow-Dienste rechnen sich weit wirtschaftlicher als bei Geräten vom Elektromarkt.

Wir bieten MFP für Unternehmen jeder Größe. Sie sind schnell und produktiv, und begeistern mit professioneller Druckqualität sowie Text- und Bildwiedergabe. Darüber hinaus sind die Systeme vielseitig und flexibel bei der Papierverarbeitung, und voll ausgestattet für Authentifizierung und Autorisierung. Elektronische Stempel, mobiles Drucken, Zugang zu Workflow-Funktionen. Sie überzeugen Sie mit geringsten Druckkosten pro Mitarbeiter:in und Kosten pro Seite. Kurz und gut: MFPs machen digitales Arbeiten mit gescannten Dokumenten überhaupt erst möglich. Denn unabhängig von Format und Quelle steht die Hardware für sauberes Erfassen, während die Software die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe automatisiert, indem es die erfassten Dokumente digital verwaltet und verlinkt. Voll vernetzt machen MFPs richtig Druck.

Umweltfreundlich drucken. Drücken
Sie auch im Büro auf den grünen Knopf.

Viele Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, den Energieverbrauch im Betrieb zu reduzieren, um die Kosten zu senken und ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Das Schlagwort lautet: Green IT. Nun ist beim Druck und bei der Bildverarbeitung der Energieverbrauch während des Druckvorgangs am höchsten. Daher rückt das Thema Nachhaltigkeit beim Drucken im Büro verstärkt in den Fokus.

Heute steht Ihnen bereits eine große Bandbreite an umweltfreundlichen Druckern zur Verfügung. Wenn es Ihnen ernst damit ist, die Umweltbilanz Ihres Unternehmens zu verbessern, ist das eine hervorragende Wahl für Sie. Doch wie alle wichtigen Geräte in der Büroausstattung, erfordern auch diese eine finanzielle Investition. Auch wenn sie speziell dafür entwickelt wurden, weniger Energie oder Toner zu verbrauchen als andere Drucker auf dem Markt, bedeutet dies nicht, dass solche umweltfreundlichen Drucker weniger Leistung bieten. Wir beraten Sie gern, bevor Sie Ihre Kaufentscheidung treffen. So können Sie sicher sein, auch wirklich das beste Modell zu bekommen, das genau den Ansprüchen Ihres Unternehmens entspricht – und sparen Sie schon bald beim Drucken Energie und bares Geld.

Unsere Bestseller: Business-Drucker mit Tinten-Technologie.

Mit der PageWide-Tinten-Technologie hat HP das Drucken im Büro revolutioniert und eine echte Alternative zum Laserdruck geschaffen. Die Drucker und MFPs spielen ökologisch auf einem anderen Level: Sie erfüllen die Vorgaben einiger der strengsten Umweltzertifizierungen der Welt. Und sind bestens geeignet, um Sie bei der Umsetzung Ihrer Umweltziele zu unterstützen. Mit Hochleistungssystemen schon in den unteren Leistungsklassen.

Nutzen Belastung.

  • Kein Toner-Staub (Feinstaub).
  • Extrem geringe Geräuschemission.

Nutzen Wirtschaftlichkeit.

  • Hohe Produktionsleistung durch schnelle Druckgeschwindigkeit.
  • Extrem gute Konnektivität, weltweit führende Datensicherheit.

Nutzen Ökologie.

  • Extrem geringer Energieverbrauch: bis zu 84% weniger Strom als Laserdrucker.
  • Fast 100% recyclingfähig, 80% weniger Verbrauchsmüll.

Nutzen Ergebnis.

  • Deutlich bessere Umweltverträglichkeit Ihrer Business-Drucker.
  • Entlastung der Mitarbeiter:innen durch viel einfachere Wartung.

Mobiles Drucken für digitale Arbeitsplätze.
Mit einer App von Smartphone oder Tablet.

Homeoffice und mobiles Arbeiten sind nicht erst seit der letzten Krise zum Standard geworden. In anhaltenden Zeiten des Fachkräftemangels und unzähliger unbesetzter Stellen wird die Frage nach einer Strategie für flexiblere Arbeitsmodelle und damit auch mobilere Workflows unausweichlich. Umso mehr gilt, Ihre Mitarbeiter:innen von administrativen Papierkram zu befreien. Das geht am besten, indem Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen beim Drucken, Scannen und Kopieren erhöhen. Lassen sie diese Ihre persönliche Druckumgebung im Büro oder unterwegs mit Mobile Print Lösungen selbst verwalten. Ihre Mitarbeiter:innen verwenden dazu Ihr Smartphone als digitalen Schlüssel, um Druckaufträge in der Warteschlange freizugeben, nachdem Sie sich mit Ihrem Gerät authentifiziert haben. Das geht fix: Einfach mittels QR-Code am Drucker oder auf dem Bedienpanel, im Telefon Kennwort einlegen, und schon geht's los. Wenn sich Ihre Mitarbeiter:innen mit einem Smartphone anmelden und Dateien hochladen, verfügen Sie praktisch über eine persönliche Drucker-Warteschlange. Das Dokument gerät nicht in die falschen Hände, und es bleibt auf dem Server gespeichert, bis der richtige Adressat die Freigabe autorisiert.

Das Ganze ermöglicht mehr Wissensaustausch, Zusammenarbeit und deutlich schnellere Reaktionszeiten. Und vor allem: Ihre Angestellten werden nicht unnötig im Betrieb gebunden und stehen Schlange vor dem Drucker.

Mehr dazu -> M365 und Printlösungen

Scannen & strukturiert verteilen.
Automatisierung lohnt sich sehr.

Das Scan-Volumen nimmt Jahr für Jahr stetig zu. Während man in den ersten Jahren froh war, wenn der Scan unfallfrei auf dem Desktop gelandet ist, verlangt es heute nach deutlich mehr Geschwindigkeit und Komplexität. Der Scan ist heute ein zentraler Vorgang und wird hundertfach pro Tag in Unternehmen ausgeführt. Dabei werden unterschiedliche Formate und Dokumente quer durch die Unternehmen geschickt. Und das bedeutet mehrmals täglich: Scan öffnen, begradigen, Leerseiten löschen, Dokument manuell aufteilen, durchsuchbar machen, umbenennen, neu ablegen. Diese Schritte kosten viel Zeit und das Auffinden wird zur Mammutaufgabe. Denn alles was gescannt und dann digital abgelegt wurde, wird irgendwann auch wieder gebraucht.

Das Scannen analoger Papierdokumente und sie strukturiert in die richtigen Hände verteilen. Das bedeutet vor allem, dem endlosen Suchen nach den richtigen Informationen ein Ende zu setzen. Die richtige Scan-Lösung ermöglicht eine Automatisierung vieler Routineaufgaben. Das erspart nicht nur viel Arbeit, sondern sorgt für eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung von Aufträgen und Serviceanfragen. Und insbesondere Rechnungen bergen ein riesiges Potenzial zur Kostenersparnis.

Sie möchten die Produktivität einzelner Mitarbeiter:innen sowie die Effizienz auf Abteilungsebene steigern oder den Dokumenten-Workflow im Unternehmen verbessern? Wir bieten Ihnen Lösungen für Dokumentenscan, OCR und Konvertierung, die die Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen deutlich erhöhen, effizientere Geschäftsprozesse ermöglichen und die Datensicherheit plus Compliance im Rahmen dokumentenzentrierter Workflows verbessern.

Ihr Nutzen.

  • Höhere Produktivität bei Geschäftsanwendungen.
  • Elektronische Stempel steuern alle dokumentenbasierten Workflows.
  • Eingangsrechnungen u.a. lassen sich in Sekundenschnelle bearbeiten.

Mehr dazu -> Papiere digitalisieren, Prozesse automatisieren

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