Tschüß Zettelberge

Auftragsabwicklung und Rechnungsprozesse mittels Digitalisierungsplattform

Rund 35.000 analoge Ausgangsrechnungen und 250 volle Aktenordner pro Jahr – das war 2017 die Bilanz von KHS, einem Einkaufsverband für Sanitär, Heizungs- und Klimatechnik aus aktuell 45 Anschlusshäusern bzw. Handwerksbetrieben. Bundesweit verteilt, mit unterschiedlichen Unternehmensstrukturen und ebenso komplexen Auftragsabwicklungs- und Rechnungsprozessen. Höchste Zeit für Veränderung, da waren sich viele im Verband einig. 

Projektdetails

Kunde
KHS Haustechnik Großhandels-GmbH

Branche
Sanitär, Heizungs- und Klimatechnik 

Mitarbeiter
3.310 Mitarbeiter bundesweit

Vorgänge
Über 40.000 pro Jahr

Laufende Prozesse
Auftragsabwicklung, Rechnungsprüfung, Ein- und Ausgangsrechnung, zentrales Archiv, Kostenrechnung

Geplante Prozesse
Gutschriften und Gutschriftenanforderungen; Anbindung von Rechnungsprozessen in Handwerkersoftware von Anschlusshäuser; Online-Shop-Angliederung 

Ergebnisse

Wenn ein Anschlusshaus eine bestimmte Menge an Material benötigt, wie Waschtische oder Heizkörper, wendet es sich an die KHS. Der Einkaufsverband vergleicht Angebote und schickt sie ans Anschlusshaus weiter. Nimmt das Anschlusshaus den Auftrag an, überliefert KHS dies an den Lieferanten und übergibt wiederum die Auftragsbestätigung ans Anschlusshaus. Dazwischen existieren mehrere Ablageschritte, um den jeweiligen Stand festzuhalten.

Ist das Material ausgeliefert, folgt für die Rechnungsverarbeitung ein ähnlicher Prozess: Die Rechnung des Lieferanten kommt bei KHS an, die Beschäftigten prüfen den Beleg und reichen ihn ans Anschlusshaus weiter. Verbucht wird die Rechnung in einem externen Finanzbuchhaltungssystem. Nach Ausgleich der Rechnung erfolgt seitens des Verbands die Bezahlung des Lieferanten.

Analoge Prozesse erschweren Transparenz

Die Herausforderung: Sämtliche Ablageschritte fanden analog statt. Anfragen, wie auch Angebote, hefteten KHS-Beschäftigte vor der Umstellung in Akten-Ordnern ab; die Erteilung von Aufträgen fand meist handschriftlich per Fax statt. Ähnlich bei den Rechnungsprozessen: Rechnungen kamen per Post und wurden auf gleichem Wege an das jeweilige Anschlusshaus versendet. Das machte die Prozesse – insbesondere wegen des zeitaufwändigen, analogen Vorgehens – für Anschlusshäuser intransparent. 

Geschäftsführer Dirk Briesemeister erinnert sich: „Am verständlichsten hat es mir ein Partner beschrieben: Wenn ich bei KHS etwas bestelle, ist das, als werfe ich es in ein dunkles Loch und weiß nicht, ob und wann wieder was rauskommt. Das bedeutet, ich weiß beispielsweise weder, ob der Auftrag angekommen ist, noch wann ich eine Lieferung bekomme.“

Es sollte deshalb ein digitales System her, das alle Vorgänge für Beteiligte transparent und nachvollziehbar darstellt. Weitere Anforderung an das neue System war, die Prozesse adäquat abbilden zu können, die mit der über 25 Jahre gewachsenen Unternehmensstruktur einhergehen.

Der Auswahlprozess – drei Anbieter, eine Entscheidung

Anfang 2018 hat alles begonnen. Zusammen mit seinem Einkaufsleiter und Prokuristen Dirk Kohrs holte Herr Briesemeister Angebote ein und verglich Systeme miteinander. Im Sommer 2018 machte das Team dann Nägel mit Köpfen: „So konnten wir endlich anfangen, zukunftsorientiert zu arbeiten. Dass wir nicht zweigleisig fahren und den digitalen Schritt 100 Prozent gehen können, hatte bei der Auswahl des Systems hohe Priorität.“, erklärt Herr Briesemeister.

So hat KHS zunächst alle Gesellschafter für die digitale Kontaktaufnahme sensibilisiert. Anfragen wie auch Aufträge per Fax oder Mail wurden nur noch digital bearbeitet. In einem weiteren Schritt, ab Januar 2019, sollten auch die Rechnungen der Lieferanten nur noch digital abgewickelt werden.

Unsere Digitalisierungsplattform ist ein zukunftsorientiertes Programm, mit dem wir unsere Vorgänge digital verarbeiten können, ohne unsere Verbandsstruktur verändern zu müssen.“

Dirk Briesemeister, Geschäftsführer KHS-Haustechnik Großhandels-GmbH

Eine Schwierigkeit stellte dabei das verwendete Finanzbuchhaltungssystem dar, da anfänglich keine Schnittstelle hergestellt werden konnte. Nach einer intensiven Bearbeitungsphase konnte es jedoch integriert werden, so dass seit Sommer 2019 auch Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen digital verarbeitet werden. Für Transparenz bei den Beteiligten sorgen die Einsicht auf den aktuellen Arbeitsstatus sowie das zentrale Archiv.

Stillstand ist keine Option

Mehr als 85 Prozent der Eingangsrechnungen kommen mittlerweile per E Mail, Tendenz steigend. Ebenfalls per E Mail erfolgt der Versand der Rechnungen an fast die Hälfte der Anschlusshäuser. „Das sind die Auswirkungen der Einführung“, meint Herr Briesemeister. Zudem werden Kosten sowie 20 bis 25 Prozent an Zeit eingespart. „Wir merken auch, dass die Mitarbeiterzufriedenheit wächst. Auf Grund der digitalen Prozesse haben unsere Beschäftigten mehr Durchblick und können nun effizienter arbeiten. Zettelberge gehören der Vergangenheit an. Das alles verschafft uns letztendlich Umsatzsteigerungen.“

Doch Stillstand kommt bei KHS nicht in Frage. So wird bereits heute nach weiteren Vorgängen Ausschau gehalten, um diese zu digitalisieren. Geplant ist die Anbindung des Online Shops sowie die Bereitstellung von Rechnungen in der Handwerkersoftware von Anschlusshäusern. Daneben soll die Abwicklung von Rechnungsgutschriften ein weiterer Meilenstein sein. Als Tipp für Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, gibt Herr Briesemeister folgendes mit auf den Weg: „Bei der Entscheidung für ein geeignetes System, sollte nicht die kostengünstigste, sondern die nachhaltigste Lösung gewählt werden. Ein System muss auch mit dem Unternehmen wachsen können.“

Kurzprofil KHS-Haustechnik Großhandels-GmbH

KHS-Haustechnik Großhandels-GmbH ist ein 1975 gegründeter Einkaufsverband für Sanitär, Heizungs- und Klimatechnik mit Hauptsitz in Schneverdingen. Aktuell besteht der Verband aus 45 Anschlusshäusern mit bundesweit 3.310 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Jedes Anschlusshaus ist gleichzeitig Gesellschafter und wird durch den Erwerb eines Geschäftsanteils Miteigentümer.

Durch die Bündelung von Einkaufsvolumen der KHS-Gesellschafter, sollen für jeden Einzelnen beste Konditionen erreicht werden. Die Tätigkeiten umfassen unter anderem die Vereinbarung von Rahmenabkommen zur Erzielung von Skonti-, Boni- und Delkredere-Vereinbarungen mit den Lieferanten, wie auch die Bereitstellung einer Intranet-Plattform zum vereinfachten Einkauf mit aktuellen Preisen, einfachem Bestellsystem und Hinterlegung von Informationen zu allen Lieferanten.

Prozesse, Dokumente und Daten vernetzen

Wir sagen Ihnen gern, wie Sie diese Erfahrungswerte für sich nutzen können.
Auch, wenn Sie gar kein Haustechnik-Großhändler sind.